Se la tua organizzazione ha una sala riunioni o una sala riunioni (o più di una di esse), provare a coordinare le riunioni può essere un po 'un incubo. I calendari dei team sono un modo per frenare il caos, ma a volte ci sono momenti in cui sei lontano dal telefono o dalla scrivania e devi utilizzare una sala riunioni per alcuni minuti.
Joan mira a chiarire tutto questo e offre una serie di soluzioni interessanti che rendono la prenotazione della camera davvero senza problemi. Che tu stia utilizzando i tuoi dispositivi o investendo in uno di Joan, c'è una soluzione che funziona per qualsiasi spazio, con un prezzo interessante per l'avvio.
Prezzi e disponibilità
Joan è disponibile direttamente dal loro sito web e il prezzo dipenderà dalle opzioni che scegli. Se, ad esempio, vuoi eseguire Joan sui tuoi display, dovrai sborsare un piano premium o parlare direttamente con l'azienda per qualcosa che meglio si adatta alle tue esigenze. Questo ti darà solo la possibilità di vedere tutte le riunioni in corso e in arrivo: le prenotazioni delle sale dovranno comunque essere effettuate tramite il calendario o le app esistenti.
Dove Joan diventa effettivamente utile è con Joan 6, un tablet e-ink touchscreen che mostra le prenotazioni imminenti per una stanza particolare e ti consente anche di prenotare rapidamente una stanza dal dispositivo stesso. Tuttavia, questo da solo ti costerà $ 549 (£ 442,50, AUD $ 803, AED2,016), che per un tablet e-ink sembra incredibilmente costoso. Anche se viene fornito con 1 mese di piano Premium gratuito, è comunque un prezzo richiesto elevato.
Poi c'è il Joan 13, che è un tablet da 13 pollici non interattivo che è più adatto per sale conferenze o hall e può visualizzare lo stato di un massimo di nove stanze diverse. È disponibile a $ 899 (£ 724,73, AUD $ 1,315, AED3,302), che di nuovo è un prezzo incredibilmente alto da pagare per un tablet e-ink, non importa quanto sia bello.
Sebbene sia possibile utilizzare il dispositivo Joan 6 o Joan 13 immediatamente, la società sottolinea che è necessario un piano di abbonamento per la migliore esperienza. Un piano standard costerà $ 119 (£ 95,93, AUD $ 174, AED437,09) all'anno per dispositivo, mentre il piano Premium costa $ 229 (£ 184,61, AUD $ 335, AED841) all'anno per dispositivo.
È questo modello di prezzo che fa di Joan un investimento sostanziale se sei una piccola impresa. Avrai bisogno di almeno una Joan 6 per dare il via alle cose e l'aggiunta di ulteriori dispositivi e il piano di abbonamento inizieranno tutti a farsi sentire. Intendiamoci, non è necessario iscriversi a un piano per utilizzare le funzionalità di base di Joan, ma è consigliabile.
Design
Sia la Joan 6 che la Joan 13 sono ben costruite e sono fornite in una confezione sottile. La Joan 6 presenta un corpo prevalentemente in plastica, mentre la Joan 13 presenta un corpo in metallo più pesante con un frontale in vetro.
Nessuno dei due dispositivi dispone di pulsanti, ad eccezione di una discreta porta di ricarica microUSB sul retro. L'installazione è semplicissima: entrambi i dispositivi sono dotati di un robusto supporto magnetico con un robusto nastro 3M sul retro. Basta attaccarlo a qualsiasi superficie piana e il dispositivo si attacca facilmente senza problemi. È quindi possibile estrarlo rapidamente dal supporto per ricaricarlo quando necessario. Sono disponibili altre opzioni di montaggio come un supporto da scrivania o un supporto da parete più resistente, ma queste sono puramente opzionali (e anche un po 'più costose).
La principale differenza tra i due - a parte le dimensioni ovviamente - è che Joan 6 è abilitato al tocco e retroilluminato. Il Joan 13 è inteso esclusivamente come un display di informazioni, che è un compito che svolge perfettamente.
Caratteristiche
La configurazione di entrambi i dispositivi richiede un po 'di pazienza, ma non è troppo complicata. Dovrai avere un PC o un Mac a portata di mano per scaricare lo strumento di configurazione dal sito Web di Joan, quindi collegare il dispositivo richiesto utilizzando il cavo microUSB incluso. Una volta che il software rileva il dispositivo, puoi configurare le impostazioni Wi-Fi e quindi continuare la configurazione tramite il portale del sito web dedicato di Joan.
Una volta effettuato l'accesso al tuo portale, puoi immergerti e iniziare a configurare ogni dispositivo affinché funzioni all'interno della tua organizzazione. Joan richiede un URL del calendario o un indirizzo e-mail associato per comunicare per le prenotazioni, e questo è abbastanza facile da configurare.
Joan supporta una varietà di integrazioni del calendario tra cui Google, Office365, Exchange e iCal per citarne alcuni. Una volta connesso a un calendario tramite il portale, puoi creare stanze per la tua organizzazione, che si riflette in un calendario separato per ogni stanza. Ad esempio, potresti avere un calendario che gestisce le prenotazioni per la sala riunioni e un altro calendario per una sala riunioni.
Joan 6 può essere collegato solo a una stanza particolare in modo da poter coordinare le prenotazioni, mentre Joan 13 può visualizzare fino a nove stanze diverse sul suo display, così puoi vedere immediatamente quali stanze sono disponibili per la prenotazione, o quali riunioni in arrivo.
La prenotazione di una camera utilizzando Joan 6 può essere effettuata in due modi. Sul display è presente un'opzione "Incontra ora" che ti consente di prenotare immediatamente una sala per una riunione rapida (fino a 60 minuti). Se è in arrivo una riunione in programma, ti consentirà di prenotare la sala solo fino a quella riunione programmata, il che garantisce che non si verifichino crossover.
Il secondo metodo consiste nell'utilizzare la funzione "Meet Later" direttamente sul dispositivo stesso. Quando tocchi questa opzione, puoi scorrere fino a una data e un'ora particolari e confermare una prenotazione direttamente nel calendario associato. Vedrai solo le fasce orarie disponibili: tutte le riunioni già confermate verranno visualizzate in grigio.
Ci sono due piccoli problemi che sorgono quando effettui una prenotazione direttamente tramite Joan 6. Innanzitutto, scorrere fino alla tua data o ora particolare può essere un po 'un lavoro ingrato: non c'è modo rapido per accedere a una data particolare se non scorrere molto oltre gli orari disponibili. In secondo luogo, non c'è modo di aggiungere una breve nota per il nome della riunione: viene semplicemente visualizzato come "Prenotato" nel calendario collegato, quindi dovrai comunque tornare all'app del calendario per denominare correttamente la riunione e proseguire i cambiamenti.
Sia che vengano usati insieme o meno, sia Joan 6 che Joan 13 funzionano esattamente come previsto. La Joan 6 è stata fantastica per gestire il nostro fitto programma di studio, mentre la Joan 13 è stata una buona istantanea dei movimenti del nostro team durante la settimana e della disponibilità della sala riunioni. Joan 6 offre anche una modalità hot-desking, ottima quando si opera in uno spazio di coworking. Tocca semplicemente lo schermo per prenotare il tuo posto e toccalo di nuovo quando hai finito per rilasciarlo.
I dispositivi hanno un intervallo fisso in cui aggiornano le informazioni, limitatamente alle restrizioni API e per prolungare la durata della batteria. Una volta effettuata una prenotazione in un calendario, sono necessari poco meno di quattro minuti affinché le modifiche si riflettano su un dispositivo Joan. Non è molto tempo da aspettare, ma per spazi eccezionalmente affollati questa potrebbe essere una piccola sfida.
C'è un'opzione per visualizzare anche un codice QR personalizzato, nonché contenuti personalizzati come una galleria di immagini o testo personalizzato. Oltre a questo, sei lasciato a fare i conti con i layout predefiniti di Joan per i contenuti, quindi è solo questione di scorrere ciò che è disponibile per capire quale funziona meglio per te.
La durata della batteria è abbastanza decente su entrambi i modelli: il Joan 6 dura circa 3 mesi di utilizzo prima di aver bisogno di una ricarica, mentre il Joan 13 può durare quasi un anno con una singola carica. Il sistema ti invierà anche un'e-mail quando un dispositivo è in esaurimento, il che è utile.
Verdetto finale
Per le aziende con più sale riunioni costantemente in uso, Joan è un modo indolore per gestirle tutte. Che si tratti di collegare i tuoi calendari esistenti o di indirizzare tutto tramite Joan, è una soluzione semplice per la gestione delle prenotazioni di sale e delle riunioni che le aziende grandi e piccole apprezzeranno.
L'unico ostacolo è il prezzo richiesto: c'è una notevole quantità di denaro da investire in quello che è essenzialmente un tablet e-ink, non importa quanto sia sofisticato. Le piccole aziende o le startup potrebbero dover lottare con un solo dispositivo con il piano gratuito per cominciare, ma se te lo puoi permettere, le capacità di Joan ti salveranno dall'eterna seccatura di giocoleria nelle sale riunioni.
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