I metodi di comunicazione aziendale si sono evoluti rapidamente negli ultimi anni, con i social media e i servizi di messaggistica istantanea che dominano in particolare il panorama aziendale di oggi. Tuttavia, nonostante ciò, i telefoni costituiscono ancora una parte integrante delle operazioni quotidiane delle piccole, medie e grandi imprese a livello globale.
In effetti, molte aziende utilizzano sistemi telefonici di centralino privato per comunicare con le parti interessate all'interno e all'esterno dell'organizzazione. I sistemi PBX sono una scelta popolare per gli utenti aziendali perché offrono una vasta gamma di funzioni avanzate, come un numero maggiore di ricevitori, interni, inoltro di chiamata, trasferimento di chiamata, registrazione delle chiamate, monitoraggio delle chiamate, code di chiamata, musica in attesa, internazionale e linee locali e molte altre funzionalità.
Sebbene qualsiasi soluzione PBX offrirà funzionalità di livello aziendale che semplicemente non troverai sui normali telefoni fissi e cellulari, sul mercato sono disponibili diversi tipi di sistemi PBX. Due dei più popolari sono i sistemi PBX locali e i sistemi PBX basati su cloud. Ma cosa sono, in cosa differiscono e quale si adatta meglio alla tua attività? Continuate a leggere per scoprirlo.
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PBX locale: che cos'è?
Gli scambi di filiali private tradizionali funzionano in sede. Con uno di questi, dovrai acquistare e archiviare ricevitori fisici, linee telefoniche, server, apparecchiature di rete e altro hardware fondamentale presso la tua azienda.
Non sei solo responsabile dell'installazione e della configurazione di tutti i diversi componenti di un sistema PBX locale, ma anche della manutenzione e dell'aggiornamento del sistema nel tempo. Poiché i sistemi PBX in sede richiedono in genere ampio spazio immobiliare e competenze tecniche pratiche, vengono utilizzati prevalentemente da aziende con uffici di grandi dimensioni e reparti IT esperti.
Come funzionano i sistemi PBX locali? Bene, in genere instradano le chiamate tramite il trunking SIP, la rete telefonica pubblica (PSTN), la rete digitale di servizi integrati (ISDN), il sistema globale per le comunicazioni mobili (GSM) e altre linee telefoniche standard.
Come qualsiasi sistema PBX, le soluzioni locali forniscono molte funzionalità che non sono disponibili sui telefoni tradizionali e sui telefoni cellulari. Questi includono l'inoltro delle chiamate, il trasferimento delle chiamate, la registrazione delle chiamate, l'accodamento delle chiamate, la messa in attesa delle chiamate, l'instradamento delle chiamate, la musica in attesa, le informazioni in attesa, le chiamate in conferenza, l'orario di lavoro e molti altri.
PBX locale: quali sono i pro e i contro?
Se stai pensando di investire in un sistema PBX locale per la tua azienda, potresti chiederti quali vantaggi offrirà. Probabilmente, il più grande vantaggio dell'utilizzo di un sistema PBX locale è il fatto che fornirà un maggiore controllo. Questo perché possiedi e avrai accesso a telefoni, server, componenti di rete e altro hardware che compongono il sistema PBX.
Di conseguenza, non dovrai preoccuparti che terze parti possano accedere all'hardware sottostante del tuo sistema PBX in loco e trarrai vantaggio da una maggiore sicurezza in generale. Inoltre, sarai in grado di apportare modifiche al tuo sistema PBX, configurare impostazioni diverse e risolvere eventuali problemi senza dover ricorrere a una società di hosting di terze parti.
Sebbene sia necessario spendere ingenti somme di denaro per l'acquisizione di tutto l'hardware utilizzato in un sistema PBX in loco, è opportuno risparmiare sui costi a lungo termine. Il trunking SIP può spesso migliorare i costi e, senza fare affidamento su una società di hosting di PBX di terze parti, non sarai colpito da futuri aumenti dei prezzi.
Sebbene i sistemi PBX locali offrano molti vantaggi diversi, presentano anche una serie di aspetti negativi. Per i principianti, i sistemi PBX locali comportano costi maggiori rispetto alle varianti basate su cloud. Non solo devi acquistare in anticipo telefoni, server e apparecchiature di rete, ma dovrai anche sborsare più soldi nel tempo per mantenere e aggiornare il tuo sistema PBX.
C'è anche la questione dello spazio. Utilizzando un sistema PBX in sede, dovrai conservare queste ingombranti apparecchiature di telecomunicazione nel tuo ufficio o nel data center. Allo stesso tempo, questi sistemi possono essere complicati da configurare, utilizzare e mantenere. Realisticamente, avrai bisogno di un team IT esperto che possa supervisionare il funzionamento del tuo sistema PBX in loco o affidare il lavoro a specialisti IT di terze parti. Per questi motivi, i sistemi PBX locali non sono utilizzabili per le piccole imprese e organizzazioni.
Cloud PBX: che cos'è?
Per le piccole e medie imprese che necessitano di un sistema telefonico di livello aziendale, le soluzioni cloud PBX sono una scelta eccellente. A differenza dei sistemi PBX locali, i servizi basati su cloud funzionano su Internet e vengono eseguiti su server esterni al sito supervisionati da una società di hosting di terze parti.
Con un sistema PBX in cloud, devi solo pagare per i telefoni aziendali e il software. Cose come server, apparecchiature di rete, licenze e altri componenti vengono gestiti dal provider del cloud PBX e, pertanto, non è necessario acquistarne nessuno.
Oltre a gestire i costi dell'apparecchiatura PBX off-site, il provider sarà anche responsabile della sua manutenzione e aggiornamento. Ciò rende i servizi cloud PBX più facili da installare e utilizzare.
Quando si tratta di utilizzare un sistema PBX basato su cloud, sarai in grado di eseguire e accettare chiamate telefoniche tramite il protocollo VoIP (Voice over Internet Protocol). Puoi anche accedere ai sistemi PBX cloud tramite desktop, tablet, smartphone, telefoni VoIP e altri dispositivi, il che li rende perfetti per i team dispersi e remoti.
Cloud PBX: quali sono i pro e i contro?
Se stai pensando di acquistare un centralino cloud, sarai felice di apprendere che questi sistemi offrono un'ampia varietà di vantaggi. Sono economici, veloci e facili da configurare; semplice da usare; estremamente scalabile e flessibile; ricco di funzionalità; ottimizzato per i dispositivi mobili; richiedono pochissimo spazio per uffici; e offrono molti altri vantaggi.
Ma nonostante siano più economici e meno complicati delle soluzioni PBX locali, i sistemi PBX in cloud non sono perfetti. In primo luogo, sono sistemi basati su Internet, quindi avrai bisogno di una connessione solida per effettuare e accettare chiamate telefoniche VoIP. Senza una connessione Internet decente, probabilmente riscontrerai telefonate irregolari o interrotte.
Anche se i sistemi cloud PBX offrono interfacce di facile utilizzo, funzionano comunque in modo diverso dai tradizionali telefoni fissi e cellulari. Per questo motivo, dovrai comunque addestrare il tuo personale su come utilizzare un sistema PBX. Inoltre, avrai meno controllo sul tuo sistema telefonico aziendale come utente del centralino cloud.
Quale sistema PBX dovresti scegliere?
Quindi, dovresti scegliere un sistema PBX locale o basato su cloud per la tua azienda? La risposta a questa domanda dipende dalla tua organizzazione e dalle tue esigenze. Se sei una grande azienda con un sacco di soldi da spendere, ampio spazio immobiliare e un reparto IT esperto, allora un sistema in loco andrà benissimo. Ma per le piccole e medie imprese, i sistemi cloud PBX sono la scelta migliore grazie alla loro convenienza, facilità d'uso e scalabilità.
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