Il miglior software di gestione dei documenti (DMS) rende la gestione dei file, sia online che offline, facile ed efficiente.
Il miglior software di gestione dei documentiFare clic sui collegamenti seguenti per accedere al sito Web del provider:
1. Templafy
2. M-Files
3. DocuWare
4. MasterControl
5. XaitPorter
La gestione dei documenti sta diventando sempre più importante poiché il concetto di un ufficio senza carta sta diventando una realtà quotidiana, soprattutto con la crescita dei servizi di archiviazione cloud.
Ciò significa che invece di dover conservare la carta in goffi raccoglitori, i documenti possono ora essere archiviati in modo sicuro online. Tuttavia, non si tratta solo di archiviare le informazioni, ma di semplificare l'intero processo di gestione dei documenti, coprendo tutto, dai modelli di marca, migliorando i flussi di lavoro, lavorando con strumenti di collaborazione, oltre a essere in grado di ordinare a volte informazioni tecniche. E questo in cima alla modifica generale dei documenti e alle attività di gestione.
Un buon software di gestione dei documenti (DMS) deve anche essere in grado di lavorare con diversi tipi di file digitali, non solo dal software per ufficio, ma anche app per prendere appunti, piani tecnici, immagini e progetti e qualsiasi altra cosa che potresti immaginare in precedenza stampata carta, anche da formati di file legacy. In questi giorni si occuperà anche della progettazione di software per documenti.
Tuttavia, molti fornitori e appaltatori si occuperanno ancora della carta, quindi qualsiasi DMS deve disporre di una soluzione di scansione dei documenti, spesso funzionante come indipendente o parte di un pacchetto software di scansione OCR, in modo che tali fatture cartacee, ricevute o altro i documenti possono essere scansionati in modo che una copia digitale possa essere archiviata mentre la versione cartacea viene riciclata.
L'ufficio senza carta è arrivato da molto tempo, ma finalmente è qui per coloro che vogliono abbracciarlo. Ecco allora le migliori soluzioni software per la gestione dei documenti.
- Abbiamo presentato le migliori alternative a Microsoft Office.
1. Templafy
Una soluzione all-in-one per la gestione dei documenti
Interfaccia facile da usareFunzionalità esteseApp mobiliControlli di conformità automatizzatiTemplafy è uno dei migliori strumenti di gestione dei documenti in circolazione. Il sistema mira a integrare suite e soluzioni per ufficio essenziali utilizzate quotidianamente dalle aziende.
Se c'è una cosa che può essere frustrante, è dover creare documenti di marca utilizzando software diverso. Questo può richiedere molto tempo e frammentarsi, ma Templafy può aiutare. Con esso, puoi creare una serie di file all'interno del sistema e gestirli da un singolo feed.
Il software è compatibile con una vasta gamma di dispositivi e utilizza il cloud per consentirti di accedere a tutti i tuoi documenti su computer, tablet e smartphone. Esistono anche controlli di conformità automatici e puoi anche fornire facilmente feedback ai dipendenti.
Il contatto è richiesto per un preventivo e, non a caso, il costo esatto dipende dal numero di utenti, funzionalità e componenti aggiuntivi scelti.
2. M-Files
Software per documenti che rileva la duplicazione
Pratiche integrazioniApp mobiliAvvisi sui documentiQuando si tratta di gestione dei documenti, M-Files mira a migliorare i flussi di lavoro interni e ad assicurare che le informazioni importanti siano sempre al sicuro. I suoi clienti includono molte grandi aziende come Comcast e Yokohama.
C'è un unico deposito per una pletora di file e puoi trovarli facilmente per cliente, progetto, data, stato o altri criteri. Il software mira a evitare la duplicazione: è abbastanza comune finire con due copie dello stesso rapporto, o forse di più.
M-Files ti avviserà se un documento è stato salvato due volte analizzando nomi e dati di progetto. Ottieni anche alcune fantastiche integrazioni, tra cui Microsoft Office e Salesforce CRM.
È disponibile una prova gratuita, ma i prezzi non sono stabiliti sul sito, quindi devi metterti in contatto per un preventivo.
3. DocuWare
L'organizzazione dei documenti passa al cloud
Copre l'intera gamma di attività relative ai documentiArchiviazione basata su cloudSupporto mobilePrezzi nascostiDocuware adotta un approccio basato sul cloud alla gestione dei documenti. Integra l'archiviazione nel cloud e l'automazione dell'ufficio per creare un ambiente di lavoro digitale. Questo approccio senza carta all'intero spettro delle attività d'ufficio è un altro esempio della trasformazione digitale che sta guidando molti processi in questi giorni.
Docuware offre servizi per creare un "flusso di lavoro cloud" quando si tratta di documenti. Consente di acquistare i servizi su piccola scala in base alle esigenze, quindi quando vengono creati scenari di casi d'uso e l'affidabilità è garantita, il servizio può essere ampliato per una distribuzione più ampia.
Vengono offerte anche app mobili che possono integrarsi in questo flusso di lavoro, facilitando attività come la scansione delle ricevute in movimento, l'approvazione delle fatture per pagamenti rapidi e la firma di moduli direttamente sul dispositivo.
Sebbene Docuware offra una demo e una prova gratuita, il prezzo ovviamente dipende dai servizi scelti, richiedendo quindi al potenziale acquirente di mettersi in contatto per un preventivo personalizzato.
Prova gratuitaAggiornamento: Docuware offre ora una versione di prova gratuita in collaborazione con. Clicca qui ora per richiedere. Visualizza offerta
4. MasterControl
DMS si è concentrato sulla conformità
Ottimizzato per dispositivi mobiliSupportato dalle autorità di regolamentazioneStandard globaliAll'interno delle grandi organizzazioni, ci sono spesso processi e regolamenti messi in atto per garantire che i documenti siano conformi e seguano le linee guida aziendali. Ma quando hai un sacco di file, può essere difficile seguire queste regole.
Il software di controllo dei documenti MasterControl, utilizzato da alcuni dei più grandi organismi di regolamentazione del mondo, è un software di gestione dei documenti che affronta normative e standard complessi in tutto il mondo. Ha lo scopo di ridurre i costi di conformità e aumentare l'efficienza interna.
Il sistema automatizza completamente l'instradamento, la consegna, l'escalation e l'approvazione dei documenti vitali. Presenta anche un archivio centralizzato e sicuro in cui è possibile archiviare e cercare file aziendali.
Non vi è alcuna indicazione di una prova gratuita e il prezzo richiede di contattare l'azienda per un preventivo.
5. XaitPorter
Collaborazione basata sul cloud al suo meglio
Completamente ottimizzato per il cloudFunzionalità di collaborazione intelligenteIntegrazione di SalesforceSe stai cercando una soluzione cloud per la creazione di documenti, dovresti assolutamente dare un'occhiata a XaitPorter.
La cosa grandiosa di questo sistema è che è estremamente flessibile. Puoi collaborare e lavorare sui documenti con i colleghi contemporaneamente e puoi condividere facilmente feedback tra loro. Gestisce anche tutti gli aspetti del flusso di lavoro, quindi non devi preoccuparti di formattazione, numerazione e layout.
XaitPorter ha anche alcuni trucchi utili sul fronte delle integrazioni. Il software può funzionare con Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText e Dropbox. Ed è attualmente utilizzato da oltre 45.000 aziende in tutto il mondo.
Sebbene sia disponibile una demo, non è disponibile una prova gratuita e per i prezzi è necessario contattarci per un preventivo.
Altre piattaforme DMS da considerare
Sebbene ci siano una serie di piattaforme per ufficio e documenti dedicate che potremmo menzionare, non ultime Office 365, LibreOffice e Adobe Document Cloud, queste sono più focalizzate sulla creazione di documenti e sulla loro gestione, piuttosto che sulla gestione e sull'archiviazione di documenti da più fonti e formati. Pertanto continueremo questo elenco presentando alcune delle altre soluzioni DMS che vale la pena considerare:
Samepage è leggermente diverso dalla gestione dei documenti standard in quanto si tratta più di creare un unico punto focale per tutte le comunicazioni, i progetti e gli strumenti di condivisione dei documenti. L'obiettivo è semplificare tutto in una singola app anziché avere più applicazioni software per attività diverse. L'interfaccia è semplice e facile da usare, con la collaborazione incorporata nel cuore di essa. A questo proposito, rende Samepage una soluzione potenzialmente flessibile per coprire molteplici esigenze.
Dokmee si propone come una soluzione di gestione dei contenuti aziendali, per organizzare, proteggere e gestire i file. Supporta numerosi formati di documenti e fornisce anche la creazione di immagini di documenti e l'acquisizione di dati come parte del suo servizio. Tutto può essere indicizzato in modo intelligente utilizzando l'IA, con i file contrassegnati automaticamente per l'indicizzazione e il routing basato su regole per semplificare l'archiviazione e l'archiviazione, il tutto tramite l'hosting sicuro nel cloud. Come previsto, la collaborazione è supportata, con autorizzazioni e opzioni di controllo disponibili per una più facile gestione dei file.
eFileCabinet è una soluzione software per la gestione dei documenti che utilizza l'automazione intelligente per organizzare, denominare e archiviare i file in base al loro contenuto. Sono disponibili modelli per personalizzare l'albero delle cartelle dei documenti in tutto il sistema. È inoltre possibile configurare autorizzazioni, scadenza di file / cartelle e notifiche per la condivisione di file e per l'invio di richieste di file, il tutto tramite un URL protetto. Le regole generali di accessibilità possono anche essere impostate secondo la politica aziendale.
Abbyy è forse più famosa per i suoi servizi di lettura e scansione di file, ma fornisce anche un servizio di archiviazione di documenti digitali che consente l'archiviazione e l'uso sicuro dei documenti. L'accesso può essere monitorato e registrato e i documenti esistenti possono essere riutilizzati e modificati secondo necessità per la riemissione. Le meta parole chiave possono essere applicate per una facile ricerca in aggiunta alle normali funzioni di ricerca e distribuite facilmente tramite Web o e-mail, se necessario. Una potenziale limitazione è che i servizi Abbyy sono progettati principalmente per archiviare documenti in formato PDF.
- Abbiamo anche presentato il miglior archivio di documenti cloud.
