È stato fatto molto impegno in Microsoft Teams, in quanto l'azienda lo vede come il componente critico della funzionalità di groupware, consentendo agli utenti di unire i loro sforzi in modo creativo tramite un hub di comunicazione centrale sicuro.
Per raggiungere questo obiettivo, Teams prende quattro funzioni aziendali essenziali e le combina in un'unica piattaforma unificata. Questi includono messaggistica, coordinamento delle riunioni, chiamate vocali e / o video e, infine, si integra con Microsoft Office 365 insieme ad altri strumenti critici per l'azienda che utilizzi per supportare la tua azienda.
Pertanto, puoi comunicare con individui o gruppi, coordinare riunioni e attività, avere un registro di tutte le comunicazioni e collaborare su documenti tutto all'interno del flusso di lavoro di Teams.
Cominciamo con Teams e vediamo esattamente come lo usi.
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1. Avvia Teams
I team possono essere utilizzati su un computer direttamente da un browser, su dispositivi mobili (Android e iOS) o tramite applicazioni desktop per PC e Mac.
Ma per questo tutorial useremo la versione del browser. Poiché contiene la stessa funzionalità e layout dell'app installabile.
Per usare Teams vai a questo percorso Web https://teams.microsoft.com/start
Qui ti inviterà a "Registrati gratuitamente" e l'unica limitazione è che devi già avere o creare in questo momento un account Microsoft.
Se usi già la versione aziendale di Microsoft Office 365, dovresti anche vedere Teams come una delle app standard nell'area di lavoro di Office.
Dopo aver fornito un account Microsoft e una password, ti viene chiesto di dire quale ambiente utilizzerai Teams con le possibili opzioni in una scuola, con amici e familiari o in un'azienda. Ogni opzione personalizza leggermente i team in base a quei profili, ma la tecnologia sottostante è la stessa.
Per questo esercizio, abbiamo scelto l'opzione "Per lavoro" come impostazione predefinita.
Con un account attivo e Teams configurati per come lo userai, la versione web ti offrirà un'app desktop, se disponibile per il sistema operativo sul tuo computer. Non è necessario installarlo, ma alcuni utenti sono più soddisfatti delle app installabili che non dipendono dal browser.
Il nostro primo lavoro è creare il nostro primo Team. Facciamolo adesso.
2. Crea una squadra
La struttura principale di Teams è, prevedibilmente, il "team".
Per creare o unirti a un team, fai clic sulla sezione Team della barra laterale, quindi etichetta in basso a sinistra dell'app, dove dice "Unisciti o crea un team". Se esistono già team pubblici, vedrai quelli presentati su cui fare clic oppure puoi inserire un codice per entrare a far parte di un team privato.
Nel nostro esempio, nessuno di questi è ancora disponibile. Abbiamo solo la possibilità di "creare una squadra".
Per quelle aziende che hanno già gruppi di Office 365, questi possono essere utilizzati come un modo rapido per creare un team con membri associati, ma ne costruiremo uno da zero selezionando quell'opzione dal primo input.
Puoi quindi decidere se il team è pubblico, privato o a livello di organizzazione. Chiunque può entrare a far parte di un team pubblico, privato è solo su invito e a livello di organizzazione aggiunge automaticamente tutti gli utenti dell'azienda.
Puoi quindi decidere come verrà chiamata la squadra, dargli una descrizione e confermare di che tipo è. Se hai un team privato che in seguito decidi dovrebbe essere pubblico o a livello di organizzazione, in quanto creatore del team puoi modificarlo in seguito, se lo desideri.
Ma, affinché Teams sia utile, deve contenere più del tuo nome e dei tuoi dettagli, ha bisogno di quelli degli altri membri del Team. Aggiungiamo quelli successivi.
3. Aggiunta di membri del team
Esistono numerosi modi per aggiungere persone a Teams, ma il più semplice è inviare loro un collegamento di posta elettronica che li iscriva una volta che fanno clic su di esso. In alternativa, puoi semplicemente aggiungere il loro indirizzo email direttamente in Teams.
Puoi anche importare nomi e indirizzi e-mail da altre applicazioni che contengono questi dati come Outlook, Persone o un altro archivio di contatti.
Una volta che a un team sono associate alcune persone, verrà visualizzato nell'elenco Team e potrai rivedere i suoi membri e qualsiasi attività.
Per impostazione predefinita, ha un solo argomento di discussione "Generale". In Teams, queste sottosezioni a un team sono chiamate canali e ora ne aggiungeremo una e inizieremo una conversazione.
4. Aggiungi un canale
Le informazioni richieste per un canale sono come una squadra. Ha un titolo, una descrizione e puoi dire se è standard o privato. L'ultima opzione è molto utile se desideri entrare in una conversazione privata con un altro membro del team, ma evitare che altri la vedano.
Una volta creato il canale, puoi aggiungere post, caricare file e interagire con gli altri nel team.
Abbiamo creato un canale chiamato "Avventure natalizie", quindi abbiamo aggiunto alcune pagine web e un breve post sul canale. Ogni membro con accesso a quel canale può essere avvisato se vengono pubblicati nuovi contenuti e puoi anche fare riferimento alle persone nei post inserendo una @ e poi i loro nomi.
5. Conversazioni sul canale
Chattare in un canale non è come una normale chat in cui ciò che viene detto è esclusivamente tra due parti, è più come una discussione ad alta voce in un ufficio a pianta aperta.
Nel nostro esempio, il membro del team Zen sta parlando con Mark, il messaggio viene inviato a Mark, ma tutti gli altri possono vedere la conversazione. Tuttavia, solo Mark riceve un avviso che è al centro di un commento. Questo approccio consente a più persone di essere avvisate da un messaggio e tutti di essere consapevoli di ciò che è stato detto, se hanno Team aperti o se gli avvisi sono abilitati.
È interessante notare che, anche se non vieni menzionato, puoi comunque rispondere a un post sul canale, magari per dire "Mark è fuori per oggi, forse ha dimenticato la tua riunione?".
6. Tempo di chat video
Nella parte inferiore del pannello di destra c'è una linea di icone che consentono alle conversazioni di avere contenuti più ricchi delle semplici parole e, accanto a queste, l'icona più cruciale in Meet.
Simile a una videocamera, l'icona ha l'etichetta "Incontra ora", se passi il puntatore su di essa e avvia una riunione con video per impostazione predefinita.
Dopo aver fatto clic su di esso, ti verrà data la possibilità di disabilitare il video, se preferisci, e di assegnare anche un argomento alla riunione. Dopo aver effettuato queste scelte, puoi fare clic su "Incontra ora" e avviare la riunione, anche se a quel punto sei l'unico presente.
Con il Meeting in corso dovresti essere in grado di vedere te stesso, e anche vedere un piccolo pannello di controllo che ti permette di silenziare l'audio, disabilitare il video, distribuire file ai presenti, mostrare chat e vedere anche chi è presente.
È inoltre possibile condividere il desktop o utilizzare una funzionalità di lavagna per annotare un'immagine o una presentazione di cui si potrebbe discutere.
7. Gestione dei canali
Se ti iscrivi a un canale e, per qualsiasi motivo, decidi che non contiene nulla di rilevante per te, puoi eliminare il canale. Ma fai attenzione, tutte le conversazioni, le registrazioni delle riunioni e qualsiasi altra cosa a che fare con quel canale verranno eliminate e tu cambi idea e la riprendi.
L'unica eccezione da cancellare è che tutti i file allegati verranno conservati su Sharepoint, anche dopo che il canale è stato rimosso.
Ovviamente, se elimini un canale creato per una riunione che non si è svolta o un progetto che non è mai iniziato, allora va bene. Ma fai attenzione a rimuovere i canali di cui potresti aver bisogno a un certo punto, anche se non lo è immediatamente.
8. Aggiunta di più funzionalità
La versione di Teams che abbiamo presentato è la funzionalità principale di questo prodotto, ma puoi aggiungere tutti i tipi di funzionalità e integrazioni a Teams a seconda dei prodotti che utilizzi sul posto di lavoro.
Un buon esempio di questa estensibilità è che molte aziende eseguiranno Office 365 con un calendario basato su cloud e quelle che lo faranno vedranno un'icona aggiuntiva a sinistra "Riunioni". Ciò consente di pianificare le riunioni in futuro e tiene tutti informati se il pareggio viene spostato o successivamente annullato.
Microsoft Teams fornisce anche connessioni a una vasta gamma di prodotti aziendali di terze parti come KUDO, Zoom, Jabber, Trello, Evernote e molti altri. Se sei seriamente intenzionato a usare Teams, vale la pena parlare con il tuo personale IT di quali funzionalità extra puoi avere abilitato con Microsoft Teams.
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