eFileCabinet è semplicemente una delle migliori piattaforme software di gestione dei documenti in circolazione. eFileCabinet offre un controllo granulare su sicurezza, condivisione di file, controllo delle versioni e altro ancora. Le funzionalità AI ti aiutano a classificare automaticamente i tuoi file e il riconoscimento ottico dei caratteri ti consente di cercare qualsiasi dato all'interno dei file scansionati. L'unico svantaggio di eFileCabinet è che può essere costoso, soprattutto se hai molti utenti o hai bisogno di componenti aggiuntivi di integrazione.
Nella nostra recensione di eFileCabinet, ti aiuteremo a decidere se questa piattaforma di gestione dei documenti è adatta alla tua azienda.
- Il miglior software di gestione dei documenti
Piani e prezzi
eFileCabinet offre tre opzioni di prezzo. Il piano Advantage costa $ 55 per utente al mese se fatturato annualmente e include 1 TB di spazio di archiviazione insieme a tutte le funzionalità essenziali di eFileCabinet. Tuttavia, i componenti aggiuntivi che puoi acquistare sono limitati, quindi l'eFileCabinet non è molto estendibile con il piano Advantage.
Il piano aziendale costa $ 99 per utente al mese se fatturato annualmente e include 5 TB di spazio di archiviazione per la tua azienda. Questo piano include anteprime di documenti affiancati e integrazioni con Microsoft OneDrive e Google Drive. Consente inoltre di acquistare componenti aggiuntivi per l'integrazione di Salesforce, single sign-on, flussi di lavoro automatizzati e integrazione della posta elettronica.
Il piano Unlimited costa $ 199 per utente al mese fatturato annualmente. Questo piano include tutti i componenti aggiuntivi di eFileCabinet oltre a uno spazio di archiviazione illimitato per i documenti.
Caratteristiche
eFileCabinet è ricco di funzionalità per aiutare i dipendenti a condividere file, gestire documenti e semplificare i flussi di lavoro.
Una delle cose migliori di eFileCabinet è la semplicità con cui rende la condivisione di file. Con questo software, puoi condividere istantaneamente file con chiunque, all'interno o all'esterno della tua organizzazione. Non c'è limite al numero di utenti ospiti che puoi avere a lavorare sui documenti all'interno del tuo account, indipendentemente dal tuo piano. Inoltre, hai il controllo sulle autorizzazioni di modifica e puoi scegliere di ricevere notifiche per quando viene scaricato un file condiviso.
In particolare, eFileCabinet ti consente anche di richiedere file da altri utenti o ospiti. Quando effettui una richiesta di file, puoi creare più campi documento e decidere se sono obbligatori o facoltativi. È inoltre possibile preimpostare la posizione di caricamento dei file in modo che vengano caricati automaticamente nella cartella a cui appartengono.
Uno dei modi in cui eFileCabinet aiuta a mantenere la tua azienda organizzata è con i modelli di cartelle. Con i modelli di cartelle, puoi creare directory standardizzate con cartelle pre-nominate. Ad esempio, potresti creare un modello in cui una cartella principale contiene 12 sottodirectory, ciascuna con il nome di un singolo mese.
Il vantaggio di questo sistema è che ogni file che crei o ricevi ha una casa. Inoltre, è facile standardizzare le strutture delle cartelle per tutti i dipendenti della tua azienda. Ciò semplifica la condivisione e l'individuazione dei file ed elimina la potenziale confusione derivante dalla creazione del proprio sistema di archiviazione da parte di ogni dipendente.
Gli utenti aziendali e illimitati hanno accesso a flussi di lavoro automatizzati dei documenti, che è un modo potente per semplificare la tua attività. Un'applicazione evidenziata da eFileCabinet è quella di denominare e archiviare automaticamente un documento in arrivo in base alla presenza di determinate parole chiave nel documento stesso. È inoltre possibile utilizzare i flussi di lavoro per suddividere i campi modulo in sottocategorie ricercabili, il che rende le ricerche nei documenti ancora più potenti.
Interfaccia e in uso
La piattaforma web di eFileCabinet è generalmente molto facile da navigare, con un design a tre pannelli che ti consente di visualizzare l'intera directory delle cartelle, i file all'interno di una cartella selezionata e un'anteprima di un singolo file. C'è anche una barra di ricerca per ricerche rapide di documenti e un pannello dei preferiti per un facile accesso alle cartelle più utilizzate.
Tuttavia, vale la pena notare che non è possibile modificare i documenti all'interno di eFileCabinet. Questo è un po 'deludente, soprattutto quando devi solo apportare semplici modifiche a un documento o modulo di Word. Detto questo, puoi salvare un numero illimitato di versioni di file, il che è utile per lavorare su progetti con molte revisioni.
eFileCabinet offre anche app mobili per iOS e Android. Una cosa notevole delle app mobili è che ti consentono di scattare foto di qualsiasi documento cartaceo e di caricarle immediatamente nel cloud eFileCabinet.
Supporto
eFileCabinet offre supporto per telefono, e-mail e chat dal vivo dalle 7:00 alle 18:00 Mountain Time, dal lunedì al venerdì. È possibile acquistare assistenza telefonica 24 ore su 24, 7 giorni su 7 come componente aggiuntivo opzionale (solo prezzo su preventivo). eFileCabinet dispone anche di una knowledge base online che include guide utente molto dettagliate per la maggior parte delle funzionalità chiave del software.
Sicurezza
eFileCabinet ospita i tuoi documenti nel cloud e prende sul serio la sicurezza. Tutti i file sono crittografati a riposo e la tua connessione al cloud è crittografata con SSL. Anche l'autenticazione a due fattori durante l'accesso è una funzionalità standard.
Inoltre, gli amministratori hanno una notevole quantità di controllo sul software. È possibile impostare requisiti di complessità della password, attivare la whitelist degli indirizzi IP o limitare i tempi di accesso. Gli amministratori hanno anche accesso per completare i registri delle attività per tutti gli utenti.
L'unica caratteristica di sicurezza che ci mancava era la possibilità di impostare limiti di download sui file condivisi. eFileCabinet offre anche collegamenti URL di accesso rapido ai documenti, che, sebbene convenienti, non sono molto sicuri.
La competizione
C'è molto da apprezzare su eFileCabinet. Ma se non ha le funzionalità o le integrazioni di cui la tua azienda ha bisogno, prendi in considerazione Dokmee o DocuWare. Dokmee è progettato per le aziende e l'automazione del flusso di lavoro è standard. DocuWare offre strumenti mobili aggiuntivi e funzionalità di conformità, oltre a 500 opzioni di integrazione enormi. Entrambe le piattaforme offrono prezzi solo su preventivo, ma si aspettano che siano più costosi di eFileCabinet per le medie imprese.
Verdetto finale
eFileCabinet è un potente software di gestione dei documenti con molte buone caratteristiche per le piccole e medie imprese. La piattaforma semplifica la standardizzazione dell'organizzazione dei file in tutta l'azienda e l'organizzazione automatica dei file utilizzando flussi di lavoro basati sull'intelligenza artificiale. Ha anche un solido supporto per la condivisione di file e la governance. Sebbene eFileCabinet sia costoso, il grado in cui può semplificare la tua attività potrebbe valerne la pena.
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