Con così tanti strumenti di conferenza tra cui scegliere, è difficile decidere quello esatto di cui hai bisogno, ma questo è popolare tra molte aziende e utenti.
Join.me è progettato specificamente per coloro che ospitano riunioni del team e presentazioni dei clienti su video in streaming e ha molte funzioni utili per l'organizzazione di eventi virtuali e il flusso di lavoro del team.
Lascia che ti guidiamo attraverso la tua prima esperienza con Join.me e delineiamo le caratteristiche critiche che devi comprendere per ottenere il massimo da essa.
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1. Fai rotolare la palla
Per ospitare una riunione su Join.me devi installare il software sul tuo computer, anche se questa non è una necessità per chi si unisce a te una volta configurato.
Per ottenere l'applicazione vai su: https://www.join.me/
Il sito offre una prova di quattordici giorni del servizio e fornisce l'applicazione per Microsoft Windows e Apple Mac da installare.
Ma prima di poter ottenere il software, è necessario eseguire un processo di registrazione. Questo esercizio è composto da sei parti, la prima delle quali consiste nel definire il nome della stanza virtuale in cui si svolgerà la riunione.
2. Enrole
Abbiamo chiamato la nostra stanza join.me/techradarpro
Puoi chiamare il tuo qualcosa di più rilevante per te che le persone potrebbero ricordare, ma dovrebbero avere un collegamento e-mail o un numero di telefono da utilizzare che fornisci loro.
Quindi devi dire chi sei, un po 'sull'azienda, inviare alcuni inviti ad altri, fornire i dettagli del telefono cellulare e infine vengono forniti i collegamenti per scaricare il software.
Se in qualsiasi momento ritieni di non voler fornire quelle informazioni particolari, puoi scegliere di saltare quella sezione per ora.
3. Installa l'app desktop
L'app è disponibile sia per PC Windows che per computer Apple Mac e puoi scegliere di scaricare quella giusta per te.
L'installazione dovrebbe essere rapida e, una volta completata e dopo aver effettuato l'accesso utilizzando l'indirizzo e-mail e la password definiti al momento della registrazione, viene visualizzato un piccolo pannello che consente di ospitare con "Avvia" o di partecipare a una riunione in corso con "Partecipa".
Per partecipare a una riunione, avrai bisogno di un codice fornito dalla persona che ospita quella stanza.
Potrebbe sembrare che ci sia molto poco altro su questo pannello, ma ha alcune caratteristiche segrete.
Se fai clic sull'icona della campana in basso a destra, verranno visualizzati tutti i messaggi in sospeso che il sistema ha per te. E, facendo clic sull'indirizzo e-mail in basso a sinistra, si apre un menu a discesa con le opzioni per pianificare una riunione in futuro se si dispone della versione Pro o Business.
4. Impara le basi dell'interfaccia
A coloro che hanno utilizzato altre app di conferenza, questa interfaccia potrebbe sembrare molto familiare.
Lungo la parte superiore del pannello c'è il nome della stanza ospitata, e sotto ci sono cinque icone.
Il primo rappresenta il controllo dell'audio e, nel nostro esempio, l'audio è disattivato con una "X". A seconda di come hai configurato la stanza, il suono può provenire da un microfono o da un telefono. Mentre aspetti che i partecipanti arrivino, potresti voler mantenere l'audio disattivato, oppure potresti voler salutare coloro che vengono riconoscendoli.
La seconda icona è una nuvoletta della chat e rimarrà grigia finché non ci sarà qualcun altro con cui chattare.
Il terzo è il controllo video per abilitare o disabilitare una telecamera, se ne hai una, o sostituire quel video con uno schermo condiviso. Quelli con un account Pro possono anche condividere una finestra dell'applicazione specifica ed entrambe queste opzioni vengono visualizzate se fai clic su questa icona.
La quarta icona mostra quante persone sono presenti nella riunione (compreso l'ospite) e può anche visualizzare un elenco di partecipanti o fornire un mezzo per invitare altri.
Infine, la quinta icona a tre punti ti porta a un menu delle impostazioni, dove puoi anche accedere a tutte le funzionalità Pro di cui parleremo più avanti.
Gli altri elementi dell'interfaccia per l'host sono i cerchi dinamici che appaiono sul lato destro dello schermo. Quello in alto rappresenta l'ospite e quelli sotto i partecipanti.
Se una webcam è collegata a chiunque, il video verrà visualizzato nella sua cerchia o un'immagine, se ne ha definita una, o le prime lettere del nome.
Sul bordo dei cerchi ci sono icone che indicano se il loro audio è disattivato.
5. Amministrare una riunione
Quando ogni partecipante tenta di connettersi, l'organizzatore vedrà un messaggio con tre opzioni; consentire, sbloccare e negare.
L'azione della prima e dell'ultima di queste sono scelte ovvie, ma la funzione di sblocco consentirà ai partecipanti di unirsi senza ulteriori sanzioni. Pertanto, a meno che non vi sia un motivo eccellente per consentire a ciascun partecipante di partecipare a ciascuna riunione, è consigliabile utilizzare lo "sblocco" per accelerare notevolmente l'hosting.
Utilizzando l'elenco dei partecipanti, accessibile dalla quarta icona "persona", è possibile controllare la connessione di ogni persona presente. Pertanto è possibile disattivarli / riattivarli, utilizzando l'icona dell'altoparlante a destra. Oppure, puoi fare clic sul nome e ottenere un menu in cui puoi renderlo il presentatore, condividere il controllo del mouse, chattare, inviare un file o persino espellerlo.
6. Chatta con i partecipanti
Per numerosi motivi, potresti voler inviare messaggi ai partecipanti senza utilizzare la comunicazione verbale e join.me ha una funzionalità di chat incorporata per renderlo possibile.
È un backchannel di base, ma utile per inviare messaggi direttamente ai partecipanti mentre la riunione è in corso.
Per chattare è sufficiente fare clic sull'icona a fumetto della chat (la seconda da destra) e inviare un messaggio a tutti i partecipanti alla riunione o solo a partecipanti specifici.
L'unica altra cosa importante da ricordare sulla chat è che se l'hai aperta e condividi lo schermo intero nella stanza, allora tutto ciò che hai detto in quel pannello sarà visibile a tutti anche se è stato inviato solo a una persona.
7. Condividi il tuo schermo
Un utilizzo tipico di Join.me è quello di portare gli altri attraverso un nuovo pezzo di software che potrebbero ottenere per lavoro e di mostrare come usarlo con l'esempio.
L'icona centrale che assomiglia a un monitor ha un piccolo menu che consente di condividere lo schermo del sistema host per questo scopo. Per coloro che hanno un account Pro, possono anche trasmettere una finestra specifica piuttosto che l'intero schermo.
Se usi quest'ultimo, vale sempre la pena considerare che la finestra potrebbe non avere le stesse proporzioni dell'intero schermo o dei display dei partecipanti. Inoltre, sarà più facile leggere e vedere se è molto più vicino all'aspetto dell'intero schermo.
8. Accesso alle funzionalità Pro
Join.me è disponibile in vari gusti, tra cui uno strumento gratuito, una versione Lite che prevede una tariffa annuale e due opzioni di abbonamento mensile chiamate Pro e Business.
Utilizzando lo strumento gratuito, noterai presto che alcune delle migliori funzionalità sono limitate agli utenti Pro nei menu e sono disponibili anche tramite l'abbonamento Business.
L'unico modo per accedere a questi miglioramenti è con un abbonamento, ma puoi sperimentarli utilizzando la prova di 14 giorni se desideri provarli.
Ottieni il punto di vista dei partecipanti
Abbiamo trattato le basi dell'utilizzo di Join.me dal punto di vista dell'hosting, ma vorremmo concludere parlando di come questo differisce da coloro che partecipano utilizzando l'interfaccia web.
Per la maggior parte, l'interfaccia è la stessa degli host. La differenza è che è tutto all'interno di una pagina web e non hai alcuni dei poteri speciali assegnati all'ospitante, come la possibilità di espellere o negare l'accesso ad altri partecipanti.
Quando avvii per la prima volta Join.me, vengono visualizzati molti dialoghi di aiuto per guidare un nuovo utente attorno alle icone e sei incoraggiato a registrarti anche se non hai intenzione di ospitare. I vantaggi della registrazione sono che puoi configurare il modo in cui appari agli altri e impostare i valori predefiniti che ti piacciono per l'utilizzo del servizio.
Se il computer che utilizzi non ha microfono o altoparlanti, puoi persino configurare un telefono per fornire la trasmissione audio insieme all'interfaccia web per vedere e interagire con gli altri.
Questa è stata una panoramica di base sull'utilizzo di Join.me e speriamo che ti aiuti a trarne il massimo.
- Abbiamo una recensione completa di Join.me se vuoi saperne di più
