Molte aziende stanno vivendo il cambiamento più drammatico nel modo in cui lavoriamo da decenni, se non nella storia umana recente. Non dalla pandemia del 1919 il mondo ha vissuto un cambiamento colossale e improvviso nel modo e nel luogo in cui i dipendenti lavorano e nel modo in cui interagiscono tra loro.
Ci sono accenni ad alcune buone notizie. Un giorno torneremo alla normalità e ci sono alcuni segnali che la pandemia sta diminuendo in alcune aree. Tuttavia, ci sono anche segnali che la pandemia stia guadagnando terreno in luoghi come Francia e Giappone. Una cosa è certa: i dipendenti lavoreranno a casa nel prossimo futuro ed è saggio sviluppare piani a lungo termine. Questi suggerimenti possono aiutarti a sviluppare una strategia ora invece di sperare che il problema si risolva.
1. Sviluppare una solida strategia di comunicazione video
La priorità uno, soprattutto, è quella di bloccare uno strumento di videoconferenza che tutti utilizzano. Questo è il primo passo perché ogni azienda ha bisogno di capire come comunicare in un modo che replichi il contatto di persona. Ci sono ragioni di salute mentale dei dipendenti per questo, ragioni di continuità aziendale e ragioni finanziarie in termini di azienda. Senza un modo standard per connettersi tramite video, che sia uno a uno, in gruppi più piccoli o come un'intera azienda, ci saranno problemi immediati. Curiosamente, molte aziende non l'hanno ancora fatto e si affidano a più app di chat video come Skype, Zoom e persino Apple FaceTime.
Il problema è che spesso non esiste una strategia su come funziona: chi ha account a pagamento nell'organizzazione, se esistono standard di sicurezza in atto o se l'app di chat video viene eseguita sui dispositivi supportati. Spesso non è documentato e c'è poca comunicazione, soprattutto perché questo massiccio passaggio al lavoro a distanza ha colto molti di noi di sorpresa. Anche se ci sono alcune app standard e una buona comunicazione, non è abbastanza robusto per affrontare problemi come una riunione di tutte le società o un metodo per comunicare informazioni urgenti.
2. Fai un contratto di lavoro da casa per i dipendenti
Esperti legali hanno detto a.com che un contratto di telelavoro non è più facoltativo. Il problema è che molte aziende non ne avevano una per tutti i lavoratori prima della pandemia, oppure non hanno affrontato completamente il problema. La maggior parte ha sperimentato qua e là accordi di lavoro a distanza, ma non su questa scala. È importante sviluppare un contratto come parte della pianificazione a lungo termine, iniziando con una sezione sulla salute e la sicurezza dei dipendenti. Questo li protegge e chiarisce la posizione dell'azienda, ma protegge anche il datore di lavoro in termini di quanto l'azienda è responsabile del benessere dei dipendenti. (Secondo gli esperti legali, un'azienda deve comunque garantire al dipendente un ambiente di lavoro sano e sicuro, anche da casa.)
Il contratto dovrebbe espandersi in molte altre aree. Dovrebbe rispondere a domande quali: chi è responsabile di qualsiasi servizio a banda larga aziendale ea quale costo? Se un laptop aziendale fornito da un dipendente è danneggiato, chi dovrebbe pagare le riparazioni e con quale rapidità? Quante ore deve lavorare il dipendente e quanto è flessibile la disposizione del suo tempo durante il giorno? Più il contratto può chiarire cosa significa lavorare da casa, meglio è. È anche importante non affrettare questo accordo: per uno scenario di lavoro da casa a lungo termine in cui tutti sono remoti, il contratto dovrebbe essere abbastanza solido da resistere alla tempesta per molti mesi o addirittura un anno di lavoro a distanza.
3. Riduci le app e gli strumenti che utilizzi per ottimizzare il lavoro remoto
Una delle improvvise realizzazioni per molte aziende è che facevano affidamento su troppe app e servizi aziendali. Ci sono aziende che hanno consentito più servizi di cloud storage come Dropbox e Microsoft Onedrive per diversi team oltre allo storage cloud che offrono utilizzando il proprio data center o da Amazon. Questa era già una situazione confusa prima della pandemia. La scusa dell'azienda era che aiutava la forza lavoro a passare alla mobilità e a rimanere in contatto.
Non più. La pletora di app utilizzate dai dipendenti (autorizzate o meno dall'azienda) ha creato ancora più confusione e caos, soprattutto per l'help desk e la gestione IT. Non solo è difficile supportare così tante app, ma anche i dipendenti sono confusi e meno produttivi. Nel corso di un giorno, potrebbero passare da Microsoft Teams a Slack, partecipare a una chiamata Skype e quindi utilizzare Zoom sul proprio iPhone per un'altra riunione. Crea un frenetico ambiente di lavoro da casa. Il concetto secolare di un "desktop standard" è improvvisamente diventato molto più importante anche per le aziende più piccole con un atteggiamento "tutto va bene". È molto meglio affidarsi a una suite di app e servizi più prevedibile.
4. Salute mentale
C'è un ultimo punto da sottolineare sull'impatto a lungo termine della gestione di un'azienda con una forza lavoro remota. È fondamentale che tu pensi alla salute mentale. Lavorare da casa per una o due settimane non è troppo drammatico, ma quando i dipendenti lavorano da remoto per mesi, può creare tensioni e stress che prima non esistevano. Anche coloro che hanno lavorato da casa per anni o decenni potrebbero essere sorpresi dagli impatti sulla salute mentale del lavoro a casa quando non ti è permesso incontrare persone in un bar o fare shopping al centro commerciale come una tregua.
Qualsiasi strategia a lungo termine dovrebbe affrontare questo problema. Ci possono essere modi per introdurre un po 'di leggerezza nella giornata lavorativa, per aggiungere più tempo alle riunioni Zoom per "sparare al vento" o bere un caffè insieme. Potresti considerare di inviare pacchetti di assistenza extra ai dipendenti o di tenere più sessioni di Facebook Live invece di incontrarti solo su Skype o Zoom.
Non dovrebbe essere un'aggiunta minore alla tua strategia aziendale, ma in primo piano: come mantenere i dipendenti impegnati e concentrati, come dare loro pause e margini adeguati, come sviluppare relazioni personali e prendersi cura di loro senza aspettative di lavoro costanti. I dipendenti che si divertono insieme, anche da remoto, lavorano meglio insieme.
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