G Suite, la suite di produttività basata su cloud composta da app come Documenti Google e Presentazioni Google, è stata ribattezzata Google Workspace a partire da ottobre 2022-2023. La piattaforma è stata ora modificata per includere funzionalità come chat e videoconferenze in vista del lavoro sempre più popolare- cultura da casa del 2022-2023. È anche una promessa di ulteriori cambiamenti da introdurre nei prossimi mesi.
Per coloro che non hanno familiarità con G Suite, si tratta di una serie di strumenti basati su cloud, tra cui in particolare un elaboratore di testi e un gestore di fogli di lavoro, tutti progettati con l'unico scopo di aiutare i datori di lavoro (e i loro dipendenti) ad aumentare la produttività sul posto di lavoro.
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A parte le solite campane e fischietti che sono diventati un segno distintivo delle migliori suite di software per ufficio come questa, viene fornito anche con un ampio sistema di supporto e un ambiente di lavoro basato su cloud. Sebbene gli strumenti forniti con G Suite possano essere utilizzati offline se necessario, il loro scopo principale è assistere i flussi di lavoro online.
Allora, in che modo Google Workspace è diverso da G Suite? Per ora, viene utilizzato come termine generico per riferirsi all'ex G Suite e al nuovo Google Meet integrato. Presenta una nuova struttura dei prezzi e promette ulteriori modifiche in arrivo.
Caratteristiche
Google Workspace è una piattaforma di produttività all-in-one che ospita diverse applicazioni. Qui, li esaminiamo uno per uno e discutiamo le loro varie caratteristiche.
Gmail, un servizio di posta elettronica ricco di funzionalità avvolto in un vestito elegante, è uno strumento di comunicazione indispensabile per gli utenti consumer e aziendali. Sapevi che è utilizzato da 1,8 miliardi di persone in tutto il mondo a partire dal 2022-2023?
Più di un semplice provider di servizi di posta elettronica, Gmail fa un uso intelligente di algoritmi e intelligenza artificiale sulla sua piattaforma. Ad esempio, la funzione di composizione intelligente fornisce suggerimenti basati sul tuo stile di scrittura durante la digitazione, prevedendo ciò che stai per scrivere dopo e rendendo più veloce il processo di composizione delle e-mail.
Gmail dispone anche di filtri antispam avanzati che tengono la posta indesiderata lontana dalla posta in arrivo e invia promemoria regolari chiamati "solleciti" per tenerti aggiornato sulle tue conversazioni. Utilizza un algoritmo per ordinare automaticamente le e-mail in diverse categorie in base alla loro natura.
Inoltre, gli utenti possono sfruttare la funzionalità di accesso offline per accedere alle proprie e-mail anche senza una connessione Internet. Gmail è disponibile su un'ampia gamma di dispositivi, inclusi smartphone, tablet e computer.
Google Docs è un'applicazione di elaborazione testi basata su cloud per il lavoro. È dotato di un editor di testo RTF standard costruito in un ambiente online e di un design minimalista incentrato sull'usabilità e sulla facilità di accesso. Sebbene non sia ricco di funzionalità come Microsoft Word, riesce comunque a ritagliarsi un'enorme nicchia grazie alle sue capacità di sincronizzazione e condivisione nel cloud.
Google Docs è accessibile sia come applicazione basata sul web su computer sia come app scaricabile per smartphone e tablet. Sebbene le sue capacità di elaborazione testi siano per lo più banali, con opzioni per fare cose come aggiungere immagini, cambiare la dimensione del carattere e inserire tabelle nel tuo documento, il punto in cui brilla davvero è la capacità di condividere senza problemi i tuoi documenti con altri membri del tuo team e collabora con loro in tempo reale.
Un singolo documento creato utilizzando Google Docs può essere condiviso e accessibile da un massimo di 100 utenti alla volta. Ogni volta che un utente apporta una modifica al documento, è visibile agli altri. Tra le altre caratteristiche degne di nota c'è uno strumento di traduzione integrato che può convertire automaticamente il testo in una lingua diversa.
Fogli Google è uno strumento di gestione dei fogli di calcolo, molto simile a Microsoft Office Excel. Mentre quest'ultimo è decisamente più potente quando si tratta di scala pura, con la possibilità di contenere più celle per foglio di calcolo e una funzione di accesso rapido molto utile, Fogli Google prende ancora la torta sulla collaborazione.
A parte le funzionalità standard offerte da qualsiasi altra applicazione per fogli di calcolo, Fogli Google è dotato di un'eccellente condivisibilità. Proprio come Google Docs, può essere condiviso con più utenti sul cloud utilizzando un collegamento comune. Gli utenti che accedono al documento visitando quel collegamento potranno quindi collaborare e apportare modifiche al documento in tempo reale.
Rispetto a Documenti, Fogli richiede un po 'di tempo per abituarsi, ma lo stesso vale per tutte le applicazioni di gestione dei fogli di lavoro. Tuttavia, presenta ancora un'interfaccia semplice e un design minimalista ed è chiaramente più facile da navigare rispetto a Excel.
Presentazioni Google è un creatore di presentazioni online utilizzato da aziende e istituti scolastici. Utilizza presentazioni in movimento contenenti animazioni e contenuti multimediali per raccontare storie e trasmettere informazioni. Sebbene non sia così popolare o ricco di funzionalità come Microsoft Powerpoint, anche Slides riesce a superare la concorrenza ovunque sia coinvolta la collaborazione.
Presentazioni Google presenta un'interfaccia utente a cui è abbastanza facile abituarsi. Al centro dello schermo c'è la diapositiva corrente, indicata da un grande spazio vuoto a cui puoi apportare modifiche e aggiungere elementi. Verso il lato sinistro dello schermo c'è il resto delle diapositive mostrate in formato miniatura in ordine cronologico. Sopra questi, la barra degli strumenti si blocca con ampi strumenti e opzioni per aiutarti a progettare la tua presentazione.
Proprio come qualsiasi altro software di presentazione, Presentazioni Google utilizza una combinazione di immagini, video, animazioni, testo e grafica vettoriale per raccontare una storia o trasmettere informazioni fattuali. È dotato di un'ampia varietà di modelli predefiniti tra cui scegliere. Puoi anche aggiungere tabelle e grafici per personalizzare ulteriormente la tua presentazione.
Google Keep, un'app per prendere appunti basata su cloud come Evernote e OneNote, può essere utilizzata al posto di un taccuino fisico per annotare rapidamente informazioni importanti sia a casa che al lavoro. È gratuito, proprio come il resto di Google Workspace, ma sono disponibili piani a pagamento per chi cerca più spazio di archiviazione e supporto premium.
Google Keep, a differenza di altre applicazioni come Documenti e Presentazioni, non consente la condivisione tramite link. Tuttavia, puoi comunque condividere le note tramite e-mail e consentire ad altri di modificarle ogni volta che lo desiderano. Le note possono essere utilizzate per ricordare attività specifiche e persino essere ripetute. Puoi anche utilizzare la codifica a colori e le etichette personalizzate per ordinare le note in categorie.
Basta fare clic sull'opzione che dice Prendi una nota per iniziare a prendere appunti con Google Keep. L'interfaccia è molto facile da usare e puoi impostare promemoria, aggiungere caselle di controllo e inserire immagini in pochi clic. Se hai utilizzato un'applicazione per prendere appunti come Evernote, non dovresti avere problemi a capire come utilizzare Google Keep.
Google Drive è fondamentale per il flusso di lavoro online di Google Workspace. Una soluzione di archiviazione e backup di file basata su cloud, è la destinazione definitiva in cui vengono archiviati tutti i tuoi documenti, file e cartelle con Google, compresi quelli creati utilizzando app come Documenti, Fogli e Presentazioni.
Drive utilizza un'interfaccia basata sul Web che puoi utilizzare per caricare file e cartelle direttamente sul cloud. Viene fornito con 15 GB di spazio di archiviazione gratuito per tutti gli utenti, con spazio di archiviazione aggiuntivo per coloro che hanno acquistato un abbonamento a Workspace. È costruito per l'efficienza e ciò che manca in campane e fischietti, è più che compensato in termini di velocità e facilità d'uso.
Oltre alla versione basata sul Web, Drive viene fornito con app scaricabili per utenti Android e iOS. Offre anche client ufficiali per desktop Windows e macOS, che possono essere utilizzati per eseguire costantemente il backup dei dati direttamente da una cartella nella memoria locale del computer. Per quanto riguarda le funzionalità aggiuntive, Google Drive supporta anche il controllo delle versioni dei file, la ricerca avanzata, l'accesso offline e altro ancora.
Google Meet è uno strumento di videoconferenza per le aziende moderne. Può essere utilizzato dai dipendenti in un ambiente di lavoro remoto per tenere conversazioni faccia a faccia a qualsiasi distanza e, a tal fine, è quasi impeccabile. Utilizza un'interfaccia elegante e moderna ed è estremamente facile da usare, anche per chi è alle prime armi con le videoconferenze.
Google Meet supporta videoconferenze con un massimo di 250 persone contemporaneamente. Inoltre è dotato di funzionalità di condivisione di file, immagini e schermo in tempo reale. C'è anche una funzione di sondaggio dal vivo e un sistema di messaggi di testo per mantenere le conversazioni coinvolgenti.
Avviare una videoconferenza con Google Meet è facile come avviare l'applicazione e condividere un collegamento di accesso. I partecipanti possono quindi utilizzare il collegamento di accesso o il numero di accesso per partecipare alla conferenza. In qualità di ospitante, puoi ammettere selettivamente i partecipanti alla riunione, rifiutando le richieste di utenti non autorizzati. Il processo è estremamente semplice.
Google Chat, precedentemente noto come Google Hangouts Chat, non è una normale applicazione di chat. Piuttosto, è un servizio di messaggistica basato sul team progettato per i luoghi di lavoro per mantenere i dipendenti in contatto tra loro. Il marchio era certamente fonte di confusione prima a causa della coesistenza della normale app di chat dell'azienda, Google Hangouts.
Google Chat non è pensato per i consumatori finali. Piuttosto, è un'applicazione aziendale sulla scia di Slack, Skype for Business e Microsoft Teams. È essenzialmente progettato per la messaggistica 1: 1, ma ha anche funzionalità di conversazione di gruppo disponibili per i luoghi di lavoro.
Google Chat funziona come qualsiasi altro servizio di chat. Sulla sinistra c'è una barra laterale con un elenco di canali di cui fai attualmente parte e conversazioni dirette che hai avuto. Al centro dello schermo si trova il canale o la conversazione attualmente in primo piano. La caratteristica distintiva qui è il modo in cui Google Chat si integra con il resto di Google Workspace, consentendoti di condividere documenti e avere conversazioni in corso durante l'accesso a tali documenti.
Ai tempi in cui Google+ era ancora in circolazione e fungeva da social network per i consumatori finali, Google Currents era una versione murata di Google+ che le aziende potevano utilizzare per rimanere in contatto internamente. Consideralo come un insieme di strumenti progettati per promuovere l'interazione e il coinvolgimento sul posto di lavoro, un po 'come una rete di social media interna.
Google Currents è progettato come una bacheca digitale. In questa bacheca sono presenti messaggi condivisi nell'intera comunità di lavoro, che funge da hub per messaggi importanti, file condivisi e discussioni della comunità. Esistono stream che classificano i vari post in diversi argomenti e comunità che agiscono come sottogruppi all'interno del luogo di lavoro. Consiste anche di tag e profili utente.
Currents è incluso come parte del tuo abbonamento ed è accessibile visitando il sito web. Presenta un design minimalista intuitivo e un'interfaccia semplice con cui è facile iniziare. Mentre Google Chat è principalmente per la messaggistica 1: 1, Google Currents funziona come un hub di discussione generale e di gestione della comunità.
Moduli Google è un generatore di moduli gratuito e uno strumento per sondaggi disponibile per privati e aziende. Non impone limiti al numero massimo di domande, sondaggi o partecipanti, anche su un account gratuito. Tuttavia, soffre del problema della bassa personalizzazione in quanto ci sono solo una manciata di tipi di domande tra cui scegliere e nessun modo per accedere ai pagamenti tramite i moduli.
Moduli Google consente di aggiungere tre tipi di domande al tuo sondaggio: scelta multipla, menu a discesa e risposta breve. Puoi anche consentire agli utenti di caricare file durante la partecipazione a un sondaggio. Tuttavia, non ci sono opzioni per accettare pagamenti o porre domande basate su immagini o video.
Tra i lati positivi, puoi scegliere il tipo di risposte accettabili e persino assegnare un punteggio alle risposte automaticamente utilizzando le funzionalità integrate. Funziona molto bene se stai cercando di gestire un quiz online.
La logica condizionale e la collaborazione senza interruzioni sono altre due caratteristiche distintive di Moduli Google. La logica consente di modificare e adattare parti del sondaggio in base alle risposte di un partecipante. La collaborazione consente di avere più membri del team che lavorano insieme per progettare un unico modulo. Moduli consente inoltre di visualizzare i risultati del sondaggio sotto forma di un grafico a torta per una raccolta dati più semplice.
Google Sites è un costruttore di siti web gratuito con funzionalità barebone. È uno strumento abbastanza buono per creare siti web in modo rapido e semplice, ma manca di funzionalità avanzate e personalizzazione. Non puoi, ad esempio, creare un blog o un negozio online. È disponibile un set molto semplice di modelli gratuiti, sebbene siano reattivi. Puoi anche incorporare video, moduli, pulsanti e cursori per personalizzare ulteriormente il tuo sito web.
Google Apps Script è una piattaforma di codifica che può essere utilizzata per creare componenti aggiuntivi per altri prodotti Workspace utilizzando Javascript. In sostanza, aiuta gli sviluppatori a personalizzare Google Workspace, rendendo l'esperienza più snella per la loro attività specifica. Inutile dire che richiede una certa quantità di conoscenza del codice per farlo funzionare. Tuttavia, può essere utile per colmare le lacune per vari flussi di lavoro e personalizzare app come Google Docs e Gmail per lavorare per casi d'uso specifici.
Google Calendar è un calendario online gratuito che puoi utilizzare per tenere traccia degli eventi e gestire gli itinerari sul posto di lavoro. Il tuo team può utilizzarlo in modo collaborativo per gestire eventi legati al lavoro, come riunioni e conferenze. È inoltre progettato per funzionare in tandem con il resto di Google Workspace e può essere utilizzato per assegnare attività e programmi ai dipendenti.
Google Jamboard, d'altra parte, è una lavagna online gratuita per privati e aziende. È rappresentato da uno schermo bianco condiviso su cui è possibile disegnare, inserire immagini e aggiungere testo. Può essere utilizzato per trasmettere rapidamente idee e informazioni durante le conferenze online e le riunioni del consiglio.
Google Vault ti aiuta a raccogliere, organizzare, visualizzare ed esportare i dati relativi al flusso di lavoro della tua organizzazione su Google Workspace. Può essere utilizzato per monitorare conversazioni, documentare eventi e supervisionare l'intero processo di lavoro della tua organizzazione. Tuttavia, non funge da strumento di backup alternativo per i dati su Workspace.
Google Cloud Search è una tecnologia di intelligenza artificiale che ti aiuta a rintracciare i dati in tutte le tue app su Workspace. È disponibile sotto forma di assistente digitale e motore di ricerca in grado di individuare rapidamente la posizione dei dati cercati. Mentre Vault viene utilizzato dagli amministratori dell'azienda per l'eDiscovery, Google Cloud Search viene utilizzato dai dipendenti per trovare e accedere rapidamente alle informazioni relative all'organizzazione in tutto Google Workspace.
Piani e prezzi
Per molto tempo, G Suite for Business ha offerto un unico piano di abbonamento per $ 12 al mese che dava agli utenti l'accesso a tutta la suite di produttività di Google. Tuttavia, con il rebranding di G Suite in Google Workspace, sono state annunciate diverse modifiche, insieme a nuovi piani di abbonamento mensili per utenti aziendali.
Google Workspace offre tre piani di abbonamento a livello aziendale e due piani a livello aziendale.
Business Starter, che costa $ 6 per utente al mese, ti dà accesso a 30 GB di spazio di archiviazione cloud per utente e consente videochiamate con un massimo di 100 partecipanti. Inoltre viene fornito con controlli di sicurezza, supporto standard e un'e-mail aziendale personalizzata. Questo prezzo include tutte le applicazioni di Google relative alla produttività
Di seguito è riportato Business Standard, che costa $ 12 per utente al mese e offre 2 TB di spazio di archiviazione nel cloud per utente e 150 videoconferenze partecipanti con funzionalità di registrazione. Il resto delle funzionalità sono più o meno le stesse.
Successivamente, abbiamo Business Plus che arriva a $ 18 per utente al mese. Questo piano consente 250 partecipanti per videochiamata e 5 TB di spazio di archiviazione per utente. Questo piano include tutte le funzionalità incluse nei piani Starter e Standard, insieme all'accesso a Google Vault per eDiscovery, che non è incluso in tali piani.
I piani aziendali offrono ancora di più con utenti illimitati per account e spazio di archiviazione illimitato per utente, ma richiedono di contattare il reparto vendite dell'azienda per i prezzi personalizzati. Tuttavia, dovrebbe costare circa $ 20 per utente al mese e $ 30 per utente al mese rispettivamente per Enterprise Standard ed Enterprise Plus.
Supporto
Google Workspace viene fornito con un piano di supporto gratuito che può essere aggiornato per ulteriori funzionalità. Il piano gratuito offre custodia standard e supporto telefonico con un tempo di risposta medio fino a 24 ore.
Il supporto Premium è disponibile per i clienti Business ed Enterprise e viene fornito con supporto critico 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e un tempo di risposta di soli 15 minuti. Questo piano offre anche supporto personalizzato e sensibile al contesto e un account manager tecnico. Devi contattare le vendite di Google per i prezzi personalizzati.
È possibile contattare l'assistenza di Google tramite telefono, chat o e-mail. L'assistenza telefonica è disponibile in 14 lingue diverse. C'è anche un forum della comunità accessibile a tutti gli utenti a pagamento.
Sicurezza
Google ha annunciato un'intera serie di aggiornamenti di sicurezza per proteggere le organizzazioni dal furto di dati e dall'abuso sul posto di lavoro. In effetti, Google Workspace è ora il primo importante processore di dati a ricevere una certificazione ISO / IEC 27701. In particolare, sono stati apportati aggiornamenti a Gmail, Chat, Meet e Vault per migliorare la sicurezza e la privacy organizzativa.
I log di controllo e gli approfondimenti sulla protezione dei dati sono stati una parte importante dell'aggiornamento ricevuto da Gmail. Gli amministratori possono visualizzare rapporti e registri che aiutano a ridurre al minimo le minacce interne e le violazioni dei criteri. Ad esempio, gli amministratori dell'area di lavoro hanno accesso a registri dettagliati che indicano ogni volta che un utente configura l'inoltro automatico della posta sul proprio account di lavoro. Gmail include anche funzioni avanzate di filtro antispam, rilevamento di malware e anti-phishing.
Google Meet sta anche ricevendo aggiornamenti relativi alla registrazione dei controlli e al rilevamento degli abusi per ridurre gli incidenti di molestie sul posto di lavoro durante le riunioni online. Gli esempi includono una nuova funzionalità che classifica i recidivi e impedisce loro automaticamente di partecipare alle riunioni.
Google Chat sta ricevendo aggiornamenti che consentono agli amministratori di accedere ai log di controllo che rilevano phishing, infiltrazioni di dati e abusi. Google sta classificando alcune chat room come abusive sulla base di rapporti precedenti per impedire automaticamente ai dipendenti di unirsi a loro.
Gli utenti e gli amministratori che cercano ulteriore sicurezza durante il processo di accesso possono anche abilitare l'autenticazione a due fattori sui propri account. Ciò impedisce loro di accedere a Google Workspace finché non hanno verificato la loro richiesta di accesso tramite una password monouso inviata al telefono.
La competizione
Il principale concorrente di Google Workspace è la suite di produttività chiamata Microsoft 365, precedentemente nota come Office 365 o Microsoft Office. Microsoft 365 offre una serie di strumenti di produttività che, sebbene non così vari come Google Workspace, riesce comunque a brillare con l'enorme numero di funzionalità incluse per prodotto.
Microsoft Word, ad esempio, è un word processor più potente di Google Docs, anche se la maggior parte delle persone sembra preferire quest'ultimo per la collaborazione online. Allo stesso modo, strumenti come Excel e Powerpoint sono offerte più ricche di funzionalità rispetto a Fogli e Presentazioni. Sebbene non sia la prima scelta per le aziende con postazioni di lavoro remote, Microsoft ha recentemente lanciato versioni online e gratuite dei suoi strumenti di produttività per ufficio e ha persino abilitato funzionalità di collaborazione in tempo reale per le aziende.
Alcuni altri esempi di suite di produttività per ufficio decenti includono Zoho Workplace e WPS Office, che offrono entrambi versioni gratuite del loro software abilitate alla pubblicità. Sebbene non siano necessariamente potenti come Google Workspace, entrambi offrono alternative convenienti e convenienti per chi ha un budget limitato.
Verdetto finale
Google Workspace è una potente suite di produttività online che dà priorità alla condivisione e alla collaborazione sopra ogni altra cosa. Sebbene non sia robusto o capace come Microsoft 365, riesce comunque a eccellere il suo concorrente ricco di funzionalità ogni volta che è necessario che diversi dipendenti di un'organizzazione lavorino insieme in remoto. Tutto sommato, è un'offerta solida con una struttura dei prezzi trasparente e un design che si concentra sulla semplicità e sulla funzionalità rispetto a espedienti fantasiosi.
Gmail è il provider di posta elettronica più popolare al mondo, con quasi due miliardi di utenti in tutto il mondo a partire dal 2022-2023. È anche il principale punto di vendita di Google Workspace. In combinazione con le sue ampie capacità di collaborazione in tempo reale, Workspace rappresenta un'offerta piuttosto forte per una potente suite di produttività.
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