Fondata inizialmente come WebEx nel 1995, quella società è entrata a far parte di Cisco Systems nel 2007 e ha acquisito un nuovo marchio aziendale e ha perso la sua capitale "E".
Realizzano una gamma di strumenti di videoconferenza che includono Webex Meetings, Webex Teams, Webex Training, Webex Support Center, Webex Event Center, Webex Sales Center, Webex Enterprise Edition e Webex Connect.
Oggi esamineremo il prodotto principale Cisco Webex che fornisce videoconferenze tramite un'applicazione installabile o tramite un browser.
Lascia che ti guidiamo attraverso l'utilizzo di Cisco Webex per la prima volta e delineiamo le funzionalità critiche che devi comprendere per ottenere il massimo da esso.
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1. Ottieni Cisco Webex
Una cosa che rende Webex quasi unico è che non sei costretto a installare un'applicazione client per utilizzarla, nemmeno per ospitare una videoconferenza.
Sono disponibili applicazioni Webex speciali per dispositivi iOS (Apple) e Android, ma in questo tutorial parleremo dell'utilizzo di Cisco Webex da un computer.
Per iniziare, vai qui: https://www.webex.com/
Sulla pagina web vi permette di partecipare a una riunione esistente ospitata da un altro, o di registrarvi in modo da poterne ospitare uno voi stessi. Fare una di queste cose non ha implicazioni di costo, quindi sentiti libero di esplorare.
Coloro che sono interessati ai costi dell'utilizzo di Cisco Webex per le aziende dovrebbero fare clic sull'opzione "Piani e prezzi" nel menu in alto, dove vengono descritte in dettaglio le varie opzioni e i costi associati.
La versione gratuita può gestire riunioni fino a 100 partecipanti ma limita la riunione a 40 minuti.
Coloro che desiderano riunioni più lunghe e più partecipanti necessitano di un abbonamento mensile, ma possono anche registrare le interazioni e un supporto migliore.
Ma per questo esempio, utilizzeremo la versione gratuita e fare clic per registrarsi.
2. Iscriviti
La prima informazione richiesta da Cisco è il tuo indirizzo e-mail e, come ho detto prima, non è necessario eseguire alcuna operazione se qualcun altro ospita la riunione.
Dopo un indirizzo e-mail, è necessario dire in che parte del mondo ci si trova e fornire un nome, poiché ciò influisce su coloro che potrebbero partecipare alla riunione tramite telefono.
E, con i dati forniti, Cisco ti invierà un'e-mail per confermare che l'account è tuo.
In quell'e-mail sono presenti l'indirizzo Cisco Webex per le riunioni e un collegamento che consente di impostare una password. Si consiglia di configurare immediatamente una password, per evitare che altri controllino lo spazio della riunione.
Fatto ciò, è possibile accedere alla sala riunioni personale e personalizzarla.
3. Sala riunioni personale
La sala riunioni personale è il luogo in cui è possibile avviare o pianificare riunioni e viene inoltre visualizzato il collegamento che è necessario inviare ad altri se si desidera che partecipino.
Il nostro primo lavoro è personalizzare come apparirai agli altri, cliccando sul cerchio che contiene le tue iniziali. Facendo clic su viene visualizzata la parola "Modifica". E, facendo clic su di esso, potrai caricare un'immagine che verrà utilizzata per rappresentarti.
L'immagine può avere una dimensione massima di 720 x 720 pixel. Questa scala è molto più piccola di una tipica immagine di un telefono, quindi potresti prepararne una utilizzando uno strumento con una funzione di ridimensionamento, come Microsoft Paint.
Una volta configurata un'immagine adatta, siamo pronti per iniziare una riunione.
Tutto ciò che dobbiamo decidere è se l'hosting della riunione utilizzerà l'interfaccia web o l'applicazione desktop.
4. Web o desktop
Se si intende tenere solo una riunione, mai, la versione Web di Webex funziona bene. Ma per coloro che vogliono tenere conferenze digitali regolari, l'applicazione desktop presenta alcuni vantaggi.
A coloro che non hanno installato l'app desktop verrà chiesto di scaricarla se selezionano "Usa app desktop" e non è già presente sul computer.
L'eseguibile di installazione è relativamente piccolo e, con una buona connessione a banda larga, dovrebbe essere scaricato completamente in pochi minuti al massimo.
Una volta installata l'applicazione, puoi procedere per avviare la riunione.
5. Preparati a ospitare
All'avvio, verrà visualizzata l'applicazione Webex Meetings e, se si dispone di una videocamera attiva, verrà visualizzata quella vista.
Questo modello in anteprima offre un'eccellente opportunità per riposizionare la fotocamera, pettinare i capelli, tutto ciò che ritieni sia necessario per dare la giusta impressione ai tuoi colleghi.
Sul pannello ci sono due icone che attivano e disattivano video e audio. Nella nostra immagine, le icone sono nere, a indicare che entrambe sono attive. Se l'icona è rossa e presenta una X attraverso di essa, significa che l'audio è disattivato o disattivato.
È una tua scelta, ma spesso è utile iniziare con entrambi i disabili, per poi renderli attivi all'arrivo dei partecipanti.
Nella parte più bassa del pannello si trovano poi i menu che consentono di configurare l'audio, il video e altre impostazioni relative all'hosting. Sono utili se si desidera utilizzare un microfono diverso da quello della fotocamera o se si dispone di hardware per conferenze dedicato.
Quando tutto è a posto, fai clic sul pulsante verde "Avvia riunione".
6. Gestione della camera
In qualità di ospitante, puoi controllare la sala riunioni più o meno allo stesso modo del presidente, stabilendo chi può parlare e quando.
Ma in questa applicazione, puoi controllare molte altre cose utilizzando la barra delle icone in basso e l'elenco dei partecipanti che si trova sulla destra. Se questo elenco non viene visualizzato per impostazione predefinita, puoi aprirlo facendo clic sulla quarta icona che mostra una persona con una pila di fogli alla sua destra.
L'elenco è molto utile per vedere chi è arrivato, controllarne l'audio e inviargli messaggi individuali.
Le icone in basso controllano audio, video, consenti la condivisione, registra la riunione, apre l'elenco dei partecipanti, apre la chat, accede alle impostazioni e infine esce dalla riunione.
Alcune icone sono interruttori, come quelle per la disattivazione dell'audio, e altre come le impostazioni generano un menu.
Funzionalità utili del menu delle impostazioni sono invitare altre persone, se ti rendi conto di aver dimenticato una persona critica, e persino bloccare una riunione dall'ingresso una volta iniziata.
Oltre a questi controlli, i menu a discesa nella parte superiore hanno ancora più funzioni, inclusa la possibilità di cedere l'hosting a un altro utente, condividere trascrizioni, ecc. Vale la pena familiarizzare con questi menu se hai bisogno di una funzione che puoi " non vedere altrove.
7. Condivisione
Il meccanismo di condivisione in Webex fornisce diverse opzioni utili e vale la pena capire cosa può fare.
Facendo clic sull'icona di condivisione del contenuto, la terza da sinistra, viene visualizzato un pannello di grandi dimensioni che mostra solo alcune delle possibili scelte di condivisione. Questi includono file, browser, impostazioni e qualsiasi applicazione attualmente in esecuzione sul sistema host.
È inoltre possibile utilizzare questo menu per avviare le applicazioni e condividerne la visualizzazione con i partecipanti alla riunione. Questa funzione è particolarmente utile se stai addestrando altri a utilizzare il software o come utilizzare più applicazioni in combinazione.
Quando si condivide lo schermo nel modo, la normale interfaccia Webex viene sostituita con quella che si trova nella parte superiore centrale dello schermo. Per tornare all'interfaccia standard, fare clic sul pulsante grande a sinistra "Interrompi condivisione".
Questa interfaccia di condivisione ha molte delle stesse icone normali, ma alcune extra che ti consentono di annotare l'immagine.
8. Invita persone
Come accennato in precedenza, nel menu delle impostazioni è presente l'opzione per invitare un partecipante mentre la riunione è in corso.
Selezionando questa opzione verrà visualizzato un semplice pannello in cui è possibile inserire gli indirizzi e-mail di coloro a cui si desidera partecipare e invierà loro un'e-mail, o un promemoria, con un collegamento per portarli nella stanza.
Se vuoi usare un altro meccanismo per ottenere lo stesso clic su un'icona circolare blu con una "i" in essa, l'icona è posizionata in alto a sinistra, appena sotto la scritta del menu file.
Si aprirà un pannello che mostra l'URL della stanza, un numero di riunione che può essere distribuito a coloro che desiderano partecipare e un indirizzo video. Se si dispone di un account di sottoscrizione, potrebbe anche contenere il numero di telefono locale che può essere utilizzato per partecipare alla riunione tramite telefono.
Puoi copiare queste informazioni negli appunti e quindi incollarle in qualsiasi documento, messaggio o e-mail che intendi utilizzare per convincere le persone a venire.
Termina la tua riunione
Tutte le cose belle finiscono e alla fine dovrai terminare questo incontro.
Il meccanismo per farlo è l'icona del cerchio rosso con una X al centro. E come ospitante, se fai clic su questo e selezioni "Termina riunione", l'hosting terminerà e tutti i partecipanti ancora connessi verranno disconnessi.
Se desideri che la riunione continui senza di te, il ruolo di ospitante deve essere trasferito a un altro, quindi puoi selezionare "Abbandona riunione" e procedere senza che tutti si disconnettano.
Pianifica un altro incontro
Dopo un incontro riuscito o meno, inevitabilmente è necessario un altro.
Il posto migliore per organizzare questo è nella Stanza Persona nel menu Riunioni.
Compilando questo organizzatore, è possibile specificare quando si svolgerà la riunione, l'oggetto, la password (se necessaria) e inserire un elenco completo dei partecipanti che è necessario informare.
E, se si tratta di un evento ricorrente, puoi impostare anche quello, quindi non dovrai continuare a ripetere questo processo.
Una volta acquisita padronanza di questa pagina, puoi accedere alle opzioni avanzate, in cui puoi predefinire i privilegi dei partecipanti, creare un'agenda e persino definire un processo di registrazione.
Il numero di opzioni inizialmente potrebbe sembrare eccessivo, ma una volta ospitato uno o due riunioni, alcune di esse sono molto utili per organizzare in anticipo qualsiasi riunione con il minimo di configurazione.
Ci auguriamo che questo tour completo delle funzionalità di base di Cisco Webex ti sia stato utile.
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