GoToMeeting è uno dei tanti strumenti aziendali strategici che cercano tutti di catturare quella che è diventata la tecnologia essenziale per chi lavora separatamente.
Sviluppato da LogMeIn dalle precedenti soluzioni GoToMyPC e GoToAssist, questo strumento di videoconferenza è meglio conosciuto per gli alti livelli di crittografia che offre e per la sua capacità di funzionare dietro i firewall.
Coloro che desiderano provare una prova di 14 giorni possono registrarsi su https://www.gotomeeting.com/
In questa funzione, ti guideremo attraverso il tuo primo giorno di utilizzo di GoToMeeting e delineeremo cosa aspettarti. Iniziamo a utilizzare GoToMeeting e forniamo le informazioni critiche necessarie per trarne il massimo.
- Leggi la nostra recensione completa di GoToMeeting qui
1. L'hub
Quando ti iscrivi a GoToMeeting, per prima cosa arriverai all'interfaccia web o "Hub", come viene chiamato, e in alcune applicazioni di conferenza, è tutto ciò di cui hai bisogno. E puoi fare molto qui, ma quello che non puoi fare immediatamente è ospitare una riunione.
Tratteremo presto quale passaggio aggiuntivo è necessario eseguire. Ma prima, diamo un'occhiata all'interfaccia web dell'Hub e organizziamo il nostro spazio per le riunioni.
In qualità di ospitante di una riunione, puoi definire il nome della stanza in cui si terrà, invitare le persone a unirsi a te e programmare l'evento (o riprogrammare se necessario).
Ma allestire la stanza è il primo compito che devi svolgere. Facciamolo ora facendo clic sul pulsante "Configura la tua stanza".
2. Imposta la tua stanza
Il primo requisito per ogni stanza è che abbia un nome univoco ed è meglio scegliere qualcosa a cui i partecipanti possano facilmente relazionarsi. Consigliamo di avere una struttura standard per le stanze di denominazione e le riunioni, poiché è meno probabile che le persone si dimentichino di presentarsi.
Chiamiamo la nostra stanza, pensiamo con fantasia, Pro.
Puoi dare alla stanza un colore specifico e persino un tema se vuoi qualcosa di un po 'distintivo.
3. Crea una riunione
Dopo aver creato una stanza, possiamo utilizzare quella posizione virtuale per organizzare una riunione. L'Hub ha un grande pulsante blu per farlo, e questo attiva una procedura guidata che fa molte domande.
Questi includono nella prima pagina come verrà chiamata la riunione, quando avverrà e se si tratta di un evento occasionale o di un luogo abituale.
Ci sono tre pagine aggiuntive della definizione della riunione, la seconda consente di definire come verrà gestito l'audio, la terza è per la personalizzazione e la quarta consente di definire un co-organizzatore e di creare una password che controlli l'accesso.
La possibilità di avere un co-organizzatore è una caratteristica particolarmente utile. Perché consente a un'altra persona di ospitare la riunione se il creatore non è disponibile.
4. Inviti
Una volta definito un meeting, esso compare sull'Hub e da qui puoi copiare l'invito a tutti coloro a cui vuoi partecipare.
Se consenti ai telefoni di squillare su un numero e contribuisci esclusivamente con l'audio, qui vengono visualizzati anche i numeri di telefono localizzati.
Potresti pensare di essere pronto per una riunione, ma c'è un passaggio aggiuntivo che devi compiere prima di essere pronto per ospitare o partecipare. Su ogni computer, dovrai installare l'applicazione desktop.
5. Installa l'app desktop
Se fai clic sul pulsante "Avvia" per una riunione e non hai installato l'applicazione desktop, verrai immediatamente portato a una schermata in cui puoi scaricare e installare l'app. Inutile dire che se gli utenti ordinari della tua azienda non sono autorizzati a installare app, potrebbe essere necessario un contatto con quelli del tuo dipartimento IS o IT per renderlo possibile.
Una volta installata l'applicazione, verrà avviata quando fai clic su "Avvia" e ti viene chiesto come desideri partecipare alla riunione.
Detto questo, la riunione è effettivamente iniziata, sebbene per impostazione predefinita i flussi video e audio siano disabilitati per impostazione predefinita. Non è una cosa negativa, in quanto ti dà la possibilità di assicurarti che il tuo aspetto sia accettabile e che l'illuminazione sia sufficiente per farti vedere dagli altri e che tu abbia collegato un microfono se necessario.
6. Controlli dell'applicazione
L'applicazione GoToMeeting ha alcuni semplici controlli lungo la parte inferiore che consentono agli utenti di disabilitare e abilitare video e audio, condividere il desktop e lasciare la riunione.
L'unica differenza che noteranno gli utenti della piattaforma mobile è che non hanno la possibilità di condividere il proprio desktop, ma sotto altri aspetti è identica. Se il video è abilitato vedrai un piccolo pannello che mostra come appare il tuo video, in modo da capire cosa stanno vedendo gli altri.
Un'altra caratteristica interessante è in alto a sinistra dove puoi vedere un pulsante di registrazione "REC". Questo registrerà la riunione per riferimento futuro.
In alto a destra ci sono quattro icone che mostrano il pannello dei partecipanti, accedi alle funzioni di chat integrate, alle impostazioni audio e video e a una sezione informativa che include anche alcuni collegamenti di supporto.
E, infine, in basso a sinistra c'è un'icona delle preferenze in cui puoi configurare tutte le impostazioni predefinite. Questi includono gli altoparlanti e il microfono preferiti e le integrazioni delle applicazioni e dove verranno archiviati localmente tutti i documenti relativi alla riunione.
7. Gestione di una stanza
La gestione di una stanza è molto semplice. Quando arrivano quelli che hai invitato, vengono visualizzati in un pannello sul lato destro dell'applicazione, dove puoi vederli.
Tecnicamente, GoToMeeting può avere fino a 251 persone nella stessa riunione contemporaneamente, incluso l'ospite, e mostra quante stanno attualmente partecipando.
In qualità di ospitante, puoi disattivare l'audio di un partecipante, invitare nuove persone, bloccare la riunione da chiunque entri in ritardo e dare il controllo della tastiera e del mouse del sistema di hosting a un altro utente.
E, se l'organizzatore deve andarsene, magari per un'altra riunione, puoi persino fare di qualsiasi partecipante il presentatore o l'organizzatore. Molte di queste funzionalità si trovano in un menu a discesa che appare se si fa clic sul gallone a destra dell'icona audio dei partecipanti.
8. Solo troppe persone
Con la capacità di gestire così tanti partecipanti, può essere difficile tenere traccia di chi sta parlando.
Per fortuna, gli sviluppatori di GoToMeeting quelli di questo e puoi filtrare chi appare sul pannello principale dell'applicazione.
Per impostazione predefinita, l'app avrà impostato Visualizza tutti e puoi vederlo al centro della barra lungo la parte superiore con due galloni accanto. Facendo clic su questo verrà visualizzato un menu in cui è possibile passare a mostrare solo i partecipanti che parlano attivamente, quelli con telecamere attive o nascondere tutti.
Nel nostro esempio, tutte le telecamere sono state disabilitate, motivo per cui l'opzione è disattivata.
Ci sono molti altri trucchi e funzionalità in GoToMeeting, ma si spera che alcuni di questi suggerimenti dovrebbero aiutarti a iniziare.
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