Se stai cercando modi per migliorare la tua posta elettronica aziendale, non sei il solo. I professionisti hanno regolarmente difficoltà a scrivere e-mail, citando chiarezza, concisione e velocità come ostacoli principali.
Creare l'email aziendale perfetta non deve essere complicato e di certo non hai bisogno di un dottorato in letteratura per scrivere email chiare e convincenti. Alcuni semplici suggerimenti e trucchi possono aiutarti a comunicare in modo più efficace e impiegare meno tempo a farlo.
Se non l'hai già fatto, assicurati di dare un'occhiata al nostro elenco dei migliori servizi di posta elettronica; tutti questi suggerimenti saranno più facili da implementare una volta che avrai trovato un client di posta che è comodo e facile da usare.
1. Usa la formattazione del testo a tuo vantaggio.
Quasi tutte le e-mail moderne vengono inviate in HTML, il che significa che puoi sfruttare la formattazione per aggiungere enfasi o fornire chiarezza. Uso selettivo di grassettoIl testo sottolineato, sottolineato e in corsivo può trasmettere importanza, urgenza e pertinenza.
Utilizzando la formattazione per attirare l'attenzione sui concetti chiave, la tua email sarà più facile da leggeree trasmettere più informazioni a colpo d'occhio. Considerando che un impiegato medio riceve più di 80 e-mail al giorno, questo ti aiuterà a risaltare come chiaro e facile da capire.
Non usare mai LETTERE MAIUSCOLE per sottolineare un punto; le persone lo trovano scoraggiante e persino scortese.
2. Aggiungi collegamenti ipertestuali come un professionista
È abbastanza comodo quando qualcuno menziona un documento o un sito web e tutto ciò che devi fare è fare clic sulla parola chiave in questione per controllare tu stesso la fonte. I collegamenti ipertestuali sono un ottimo modo per rendere le tue e-mail più professionali e saranno molto apprezzate dai tuoi lettori.
È anche un altro motivo per cui è importante optare per un buon programma di posta elettronica, anche se oggi la maggior parte di quelli basati sul Web, come Gmail, è in grado di gestire i collegamenti senza problemi. Sebbene differisca da applicazione a applicazione, Ctrl + K (Cmd + K per Mac) è un tasto di scelta rapida quasi universale per l'aggiunta di un collegamento ipertestuale. Se non funziona, controlla il menu Guida dell'applicazione per le istruzioni.
3. Evita caratteri insoliti o poco professionali
Sì, questo include comic sans. Quando scegli un carattere per le tue e-mail professionali, attieniti ai classici. Arial e Calibri, ad esempio, sono entrambi facili da leggere, immediatamente familiari e adatti agli ambienti aziendali. Inoltre, utilizzare lo stesso carattere in tutto per la massima leggibilità.
4. Prenditi il tempo per creare una firma professionale
Alcune aziende avranno linee guida su cosa includere (o meno) nella tua firma, ma in caso contrario, hai lo spazio libero per costruire un'immagine professionale.
L'aggiunta del logo della tua azienda può fare molto per creare un aspetto raffinato. Le moderne applicazioni di posta elettronica dovrebbero consentire di centrare il logo e scrivere del testo sotto di esso o allineare il logo a sinistra, con il testo a destra. In ogni caso, le tue e-mail appariranno immediatamente più professionali ei lettori avranno un tempo più facile per metterti in contatto con la tua azienda.
Inoltre, quando si tratta di una firma di posta elettronica, meno è meglio. Attenersi alle basi: nome e posizione, numero di telefono e, se appropriato, semplici icone per i social media. Marchi come Twitter, Facebook e Instagram hanno tutti pagine di risorse con icone che puoi aggiungere alla tua firma, che si collegheranno ai tuoi profili.
In alternativa, ci sono una varietà di generatori di firme, come WiseStamp, che ti aiuteranno a creare una firma professionale in pochi minuti.
5. Correggi le tue email
Questa può essere un'abitudine difficile da costruire, specialmente per quelli di noi che scrivono 30 o 40 e-mail al giorno, ma farà una differenza significativa nel modo in cui comunichi bene. Errori di ortografia, errori di battitura e grammatica errata renderanno la tua email (e tu, per estensione) meno professionale.
Non esitare a esaminare una buona grammatica e un aiuto per la scrittura. Grammarly, ad esempio, è un'estensione del browser che molti trovano utile per rilevare tali errori. Tuttavia, fai attenzione a non fare affidamento esclusivamente sugli aiuti di scrittura automatici. Dovresti comunque rileggere la tua email dall'inizio alla fine.
6. Evitare lanugine e riempitivi
Come te, la maggior parte delle persone ha un flusso infinito di email in arrivo. A parte un semplice saluto e una chiusura educata, mantieni le cose il più dirette e semplici possibile. Presta particolare attenzione alle ripetizioni, alle frasi run-on e al riempimento.
Scrivere una mail non è come parlare: il testo rimane sullo schermo, accessibile ai tuoi lettori in qualsiasi momento. Non è necessario menzionare qualcosa più di una volta né fare più riferimenti allo stesso prodotto o concetto.
Come discusso, utilizzando formattazione per enfasi e collegamenti ipertestuali ai documenti di riferimento, puoi semplificare notevolmente il tuo testo per un'e-mail più efficace.
Sommario
Scrivere e-mail aziendali di qualità non dovrebbe essere stressante o richiedere molto tempo, anche se richiede pratica. Questi sei semplici suggerimenti ti aiuteranno a creare messaggi di posta elettronica più chiari e facili da leggere e comprendere e con un aspetto più professionale.
Creare e-mail professionali con sicurezza e in modo tempestivo è un'abilità che può essere appresa e migliorata come qualsiasi altra. Ci sono molte risorse disponibili online, inclusi modelli di email gratuiti da utilizzare come ispirazione e che possono facilitare l'attività.
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