Il miglior software di modifica e gestione dei documenti può rendere più semplice e facile la gestione dei documenti all'interno di un ambiente di squadra.
Le migliori app per la modifica dei documenti1. Microsoft 365
2. Evernote
3. WPS Office
4. PandaDoc
5. Adobe Document Cloud
Il software di gestione e modifica dei documenti è diventato sempre più comune poiché le aziende continuano a promuovere il lavoro da casa. Ciò significa che i dipendenti possono lavorare da remoto pur essendo in grado di collaborare e salvare gli stessi documenti su cui stanno lavorando.
Sebbene siano disponibili numerose suite per ufficio e opzioni di archiviazione dei documenti, non tutte funzionano bene quando si tratta di collaborazione. Non è semplicemente il caso che i dipendenti debbano essere in grado di condividere file quanto lavorare sugli stessi file in tempo reale, come fogli di calcolo e documenti.
Ciò significa che il miglior software di modifica e gestione dei documenti deve essere in grado di tenerne conto pur mantenendo un adeguato sistema di archiviazione e archiviazione, pur mantenendo tali file disponibili per la modifica del team, se necessario. Spesso ciò comporterà l'integrazione di servizi di archiviazione di documenti su cloud nel software, o almeno disponibili come opzione.
Presenteremo quindi il miglior software di gestione e modifica dei documenti di seguito, che non solo semplifica il lavoro dei team, ma garantisce anche l'archiviazione sicura e protetta dei documenti.
- Abbiamo messo in evidenza il miglior cloud storage.
1. Microsoft 365
La migliore e originale suite per la produttività dell'ufficio
Motivi per acquistare
+ Leader di mercato + Strumenti essenziali per l'ufficio + Basato su cloudMicrosoft Office è probabilmente la piattaforma a cui la maggior parte delle persone pensa per prima quando si tratta di suite di produttività per ufficio, con Microsoft 365 basato su cloud (precedentemente denominato Office 365) che è l'ultima incarnazione.
Ciò che ha assicurato che Office diventasse un leader di mercato è il modo completo in cui i dati possono essere coperti da diverse applicazioni e spostati tra di loro, rendendo il lavoro più efficiente e senza problemi. Con Word, Excel, PowerPoint e Outlook che formano i programmi principali, questi coprono tutto, da documenti, fogli di calcolo, presentazioni ed e-mail, coprendo in effetti le esigenze più essenziali dell'ufficio. Oltre a ciò, OneDrive offre il salvataggio online e backup per mantenere i tuoi file al sicuro.
Sebbene ci siano alternative a Microsoft 365, la maggior parte dei rivali tenta di recuperare il ritardo con Microsoft piuttosto che fornire nuove funzionalità innovative, e Microsoft 365 rimane ancora la suite per ufficio con la gamma più completa di funzionalità. E anche se utilizzi una di queste alternative, è probabile che lavorerai con formati di documenti creati appositamente per MS Office e gestirai i dati di clienti e fornitori che utilizzano la piattaforma MS Office.
Sebbene Microsoft 365 abbia i suoi critici, la conclusione è che nessuno fa la produttività dell'ufficio meglio di Microsoft e le applicazioni principali di Office devono ancora essere migliorate.
2. Evernote
Re degli appunti
Motivi per acquistare
+ Elabora note scritte a mano + Facile collaborazione + Buona gamma di integrazioni di appRiducendo un po 'la tela, Evernote, come suggerisce il nome, è specializzato in prendere appunti, archiviare e condividere ed è stato ampiamente adottato sul posto di lavoro (e dalle persone) per un certo numero di anni.
Nonostante la sua composizione digitale, può elaborare note scritte a mano, ricevute e file audio e rende tutto accessibile sia su dispositivi desktop che mobili. Ha anche il fattore di collaborazione, con gli utenti in grado di lavorare su taccuini condivisi che si aggiornano istantaneamente durante la modifica.
Evernote è disponibile per le aziende con modelli base, plus e premium. Ciò espande lo spazio di archiviazione sull'offerta gratuita e semplifica la condivisione di contenuti, la digitalizzazione di documenti importanti, l'acquisizione di brainstorming incentrati sulle immagini e il monitoraggio delle finanze.
Potresti pensare che Evernote funzionerebbe bene in aggiunta, piuttosto che al posto, dei tuoi attuali strumenti di elaborazione testi e produttività. Tale richiesta è stata notata - gioco di parole - e il servizio può essere completamente integrato con Google Drive, Outlook, Slack, Salesforce e altri.
3. WPS Office
Una potente suite per ufficio mobile gratuita
Motivi per acquistare
+ Potente gamma di funzionalità + Supporta un'ampia gamma di tipi di file + Gestione PDF + GratuitoWPS Office è una suite di produttività per ufficio all-in-one con una gamma completa di funzioni di modifica e gestione dei documenti.
Sebbene sia disponibile per il download su PC Windows, ha riscontrato un particolare successo come suite per ufficio mobile per iOS e Android.
Mentre la versione per PC ha una versione gratuita di base e una versione a pagamento più avanzata, la versione mobile di WPS Office è gratuita e supportata da annunci non intrusivi sebbene sia possibile pagare un abbonamento per rimuoverli.
Il punto in cui WPS Office entra in gioco è il vasto numero di tipi di file diversi che possono essere modificati o gestiti, dall'ampia gamma di tipi di documenti a formati di file aggiuntivi come PDF e XML, oltre a una serie di tipi di file di programmazione.
È facile convertire i file di Office tra i tipi, sia che si tratti di documenti, fogli di calcolo o presentazioni, e sono inclusi gratuitamente un editor e un gestore PDF completamente funzionanti.
I file possono essere salvati automaticamente nel cloud tramite vari servizi, non ultimi Google Drive, DropBox e OneDrive.
- Leggi la nostra recensione completa su WPS Office.
4. PandaDoc
Gestione dei documenti per aumentare i profitti
Motivi per acquistare
+ Funzionalità speciali per il business e le vendite + Facile da gestire, organizzare e riutilizzare le risorseMotivi per evitare
-Nessuna opzione di collaborazione live sui documentiIl responsabile dei documenti incentrato sulle vendite PandaDoc si descrive come "il futuro dei documenti" e riporta statistiche che apparentemente mostrano la differenza che fa per i profitti della tua azienda. Secondo il servizio, i clienti segnalano il 50% in meno di scartoffie, il 30% in più di tassi di chiusura e il 15% in più di valore per tasso di chiusura grazie a PandaDoc.
Il tuo team di vendita sta sbavando, ma cosa fa esattamente il programma? Bene, le caratteristiche includono un editor di documenti che viene fornito con modelli a tema per branding coerente, librerie di contenuti e immagini per archiviare risorse riutilizzabili, calcolatori di costi e margini, analisi dei documenti per mostrare quanto tempo le persone trascorrono su ogni articolo, una configurazione, prezzo e preventivo (CPQ ) e molti altri.
Sebbene le aree di lavoro siano disponibili per la collaborazione, più utenti non sono in grado di accedere e lavorare su un documento contemporaneamente, il che sembra un inconveniente. Tuttavia, il focus aziendale di PandaDoc si rivolge a coloro che desiderano gestire in modo specifico le vendite e la finanza tramite il proprio document manager, cosa che gli altri servizi che abbiamo trattato non offrono.
5. Adobe Document Cloud
Per una gestione PDF completa
Motivi per acquistare
+ Modifica e gestisci PDF + opzione di firma + Unisci fileMotivi per evitare
-Limitato ai file PDFAdobe Document Cloud funziona con il file PDF proprietario, piuttosto che con una gamma di tipi di file comuni come fanno alcuni dei software sopra elencati. Tuttavia, nel mondo degli affari i file PDF sono onnipresenti, quindi ha senso avere un pacchetto software dedicato che non solo può funzionare con questi, ma consente anche la più ampia gamma di funzionalità di modifica.
Sebbene molte persone abbiano familiarità con il file PDF di sola lettura, Adobe Document Cloud consente l'intera gamma di creazione e modifica, anche con file PDF esistenti. Ci sono anche funzionalità aggiuntive come la possibilità di unire PDF, proteggere con password e progettare documenti PDF per la restituzione degli accordi.
Ciò rende Adobe Document Cloud incredibilmente versatile e utile come piattaforma di modifica e gestione dei documenti, consentendo il pieno controllo dei file in modi che i formati di documenti comuni non supportano.
Inoltre, poiché così tante aziende scansionano documenti in formato PDF per i loro archivi digitali, questo rende Adobe Document Cloud una parte ancora più essenziale della tua gamma di software per ufficio, anche se utilizzi anche altri programmi per attività diverse.
E poiché i documenti possono essere comunemente esportati in formato PDF da altri software per ufficio, questo può rendere Adobe Document Cloud una sorta di controller principale per la modifica e l'archiviazione di tutti i documenti.
- Leggi la nostra recensione completa su Adobe Document Cloud.
Considera anche questi editor di documenti
Sovraccarico di documenti nella tua azienda? eFileCabinet è qui per aiutarti, catturando, archiviando, gestendo e condividendo file. Si presenta anche come un'app mobile, che consente agli utenti di fare clic e caricare immagini di documenti che possono quindi essere elaborate e archiviate.
Microsoft vuole prendersi cura dei tuoi scarabocchi e testi più brevi, nonché dei tuoi documenti più lunghi, con Una nota affrontare Evernote nel mondo dell'editing e della gestione delle note. Quelli già ben integrati nell'ecosistema di Office potrebbero optare per la versione di Microsoft.
Potresti pensare che ormai abbiamo coperto tutto ciò che puoi fare con un documento, ma no. Entra nello specialista della firma elettronica DocuSign, che consente alle aziende e ai loro clienti di firmare rapidamente e facilmente una gamma completa di documenti e moduli online senza il fastidio di formazione o software aggiuntivo da installare.