Smartsheet non è la tua tipica piattaforma di gestione dei progetti. Invece, è un software per fogli di calcolo simile a Excel che consente la visualizzazione di dati complessi. Sebbene la piattaforma possa sbloccare una tonnellata di flessibilità per la tua azienda, ci vuole un manager che ami veramente i fogli di calcolo per ottenere il massimo da questo software. Smartsheet non è particolarmente facile da usare e manca del design intuitivo di molti dei suoi concorrenti dedicati alla gestione dei progetti.
Piani e prezzi
Smartsheet ha due livelli di piano per le piccole imprese e due opzioni di piano personalizzato per le medie e grandi imprese.
Il piano individuale costa $ 19 per utente al mese o $ 168 per utente all'anno se pagato annualmente. Ciò include molte funzionalità di Smartsheet, ma in particolare esclude la possibilità di monitorare i progressi e gestire gli utenti in un team.
Il piano aziendale costa $ 32 per utente al mese o $ 300 per utente all'anno se pagato annualmente. Ciò aggiunge la funzionalità Registro attività, la gestione dei gruppi, i dashboard personalizzati e i rapporti. Tieni presente che il piano aziendale richiede l'acquisto di un minimo di tre licenze.
I piani Enterprise e Premier sono progettati per le aziende più grandi che necessitano di funzionalità avanzate di amministrazione e gestione degli utenti. Il piano Premier include diverse app Smartsheet premium e il supporto per l'integrazione con Salesforce e Microsoft Dynamics. Dovrai contattare Smartsheet per ottenere informazioni sui prezzi per questi piani.
Caratteristiche
Smartsheet assomiglia molto di più a Microsoft Excel nelle sue caratteristiche e interfaccia che alla maggior parte degli strumenti di gestione dei progetti dedicati. Puoi fare praticamente qualsiasi cosa con Smartsheet che faresti con un foglio di calcolo tradizionale, incluso il monitoraggio di spese e budget e la creazione di moduli. La differenza principale è che Smartsheet offre modelli e un'enorme varietà di strumenti di formattazione per far funzionare meglio la piattaforma in un contesto aziendale.
Ad esempio, Smartsheet ti consente di creare menu a discesa all'interno delle celle in modo da poter accedere rapidamente a contatti, eventi del calendario, membri del team o attività attive. L'utilizzo di più menu a discesa consente di creare rapidamente e semplicemente un elenco di controllo di attività per un progetto, assegnare membri del team a ciascuna attività e impostare scadenze. Il vantaggio di Smartsheet rispetto ad altre piattaforme di gestione dei progetti è che hai un potenziale praticamente illimitato per l'aggiunta di campi personalizzati a ogni attività.
La cosa bella di Smartsheet per la gestione delle attività è che puoi trascinare le attività all'interno dei tuoi fogli di lavoro. Quindi, puoi creare una gerarchia di sotto-attività o spostare elementi in una colonna "Completato" a seconda di come preferisci organizzare il tuo flusso di lavoro. Inoltre, il software consente di definire facilmente la formattazione condizionale, in modo da poter, ad esempio, evidenziare eventuali attività con scadenza nelle prossime due settimane.
L'altro modo in cui Smartsheet può essere molto utile è se lo usi per creare fogli di calcolo ibridi. Smartsheet dispone di modelli per il budget del progetto, le spese e il monitoraggio del tempo. Puoi costruire su questi modelli per vedere quali membri del team sono assegnati a quale progetto all'interno di un foglio di spesa. Oppure integra una nota spese direttamente in un foglio di calcolo della cronologia del progetto.
Automazione del flusso di lavoro
Una delle ottime funzionalità offerte da Smartsheet sono i flussi di lavoro, che ti consentono di automatizzare alcuni dei tuoi fogli di calcolo. In particolare, i flussi di lavoro consentono di utilizzare i dati per attivare eventi aggiuntivi nei fogli. Pertanto, puoi assegnare automaticamente nuovi utenti a un progetto quando una determinata attività viene contrassegnata come completata o attivare avvisi e-mail quando viene raggiunto un traguardo specifico o un limite di spesa.
Integrazione delle app
Smartsheet ha un'enorme capacità di integrare software aggiuntivo. Come speri, la piattaforma funziona immediatamente con la maggior parte dei principali provider di archiviazione cloud e Google Apps. Esiste anche un marketplace di app Smartsheet in cui troverai nuovi modelli di fogli di lavoro, integrazioni con un clic e componenti aggiuntivi premium. Se non riesci a trovare l'integrazione di cui hai bisogno, puoi accedere all'API di Smartsheet per sviluppare nuove funzionalità.
Interfaccia e in uso
Non dovrebbe sorprendere il fatto che Smartsheet non sia lo strumento di gestione dei progetti più semplice al mondo, dopotutto si basa interamente sui fogli di calcolo. Se sei un mago di Excel, Smartsheets sarà molto più facile da imparare rispetto a se in genere eviti i fogli di calcolo il più possibile. Tuttavia, ci sono alcune differenze nelle formule e nei layout dei menu, quindi il software richiede una curva di apprendimento per quasi tutti.
In particolare, quando inizi dovrai capire quali modelli funzioneranno per la tua attività. I modelli della piattaforma sono classificati in base all'area di business (ad es. Gestione del progetto, vendite, marketing, IT, ecc.). Ma ci sono anche altri modelli da esplorare nell'app store di Smartsheet.
Smartsheet presenta anche alcuni difetti dopo esserti sistemato nel software. Uno dei principali è che non esiste un modo semplice per i collaboratori di vedere chi sta lavorando su quale documento. Quindi, se lavori in un team, dovrai pensare a una strategia per evitare di sovrascrivere il lavoro su un singolo foglio di lavoro per la gestione delle attività.
Inoltre, anche se Smartsheet è un software basato su cloud, manca una funzione di salvataggio automatico continuo. La piattaforma salverà il tuo lavoro a intervalli, ma se vuoi che una modifica venga immediatamente comunicata ai collaboratori su un foglio di calcolo devi effettivamente premere un pulsante "Salva".
Supporto
Smartsheet ha una vasta libreria di tutorial video per aiutarti a orientarti nel software. C'è anche molta documentazione in linea per risolvere i problemi più comuni.
Tuttavia, Smartsheet è leggero sull'assistenza clienti diretta. Puoi contattare l'azienda solo tramite un sistema di ticket di supporto e-mail, quindi può essere necessario un giorno lavorativo intero o più per ottenere risposte a qualsiasi domanda.
La competizione
Smartsheet è molto simile ad AirTable, che utilizza anche fogli di calcolo avanzati per organizzare i progetti e ogni altro aspetto della tua attività. AirTable è leggermente meno costoso e offre un'interfaccia più user-friendly, ma manca della profondità delle funzionalità offerte da Smartsheet. In particolare, AirTable non dispone di strumenti per l'automazione del flusso di lavoro ed è molto più difficile creare fogli di calcolo ibridi.
Verdetto finale
Smartsheet è uno strumento per fogli di calcolo molto avanzato, sebbene non sia il software più semplice da utilizzare se tutto ciò che desideri è la gestione del progetto. Se riesci a superare la curva di apprendimento ripida, Smartsheet è abbastanza versatile da creare fogli di calcolo ibridi con dati incrociati e consente flussi di lavoro automatizzati. Tuttavia, la piattaforma non dispone ancora di alcune funzionalità di collaborazione di base come l'aggiornamento automatico nel cloud.
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