Con aziende come Google, Microsoft, Apple e Dropbox che offrono gigabyte o addirittura terabyte di spazio di archiviazione online, attaccare tutto nel cloud è un'idea allettante, soprattutto se utilizzi molti dispositivi o hai bisogno di accedere a cose del PC sul tuo cellulare su tablet.
Anche se non puoi davvero utilizzare i servizi cloud come memoria principale sul tuo PC o Mac principale - copiano semplicemente ciò che stai salvando sul tuo disco rigido locale o SSD portatile - puoi usare le loro cartelle come memoria predefinita per documenti, foto e altri tipi di file e puoi quindi accedere ad alcuni o tutti quei file da altri computer, cellulari e tablet aprendo singoli file o sincronizzando cartelle specifiche. Ma è saggio mettere i tuoi dati importanti nel cloud? Ecco dieci cose a cui pensare.
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Scegli il cloud giusto
Diversi servizi hanno requisiti diversi, quindi mentre Dropbox, Google Drive e OneDrive funzionano praticamente su qualsiasi cosa, iCloud ha bisogno di un Mac che esegua almeno Yosemite e / o dispositivi iOS che eseguano almeno iOS 8 - e mentre c'è un client iCloud per Windows, lì non è uno per Android o altre piattaforme mobili. È importante pensare ai dispositivi con cui condividere e verificare che siano disponibili app per tali dispositivi.
Non mettere la tua fede nella libertà
È bello avere cose gratis, ma gratis non ha garanzie: termini e condizioni, caratteristiche e opzioni possono e talvolta cambiano con poco o nessun preavviso, la capacità tende ad essere piuttosto limitata e non esiste una disponibilità garantita senza prezzo etichetta allegata.
Ciò non significa necessariamente che devi correre fuori e spendere soldi, però, perché molti servizi a pagamento sono offerti in pacchetti con altri acquisti. Ad esempio, gli abbonati a Office 365 ricevono pile di spazio di archiviazione nel cloud (un intero terabyte) come parte del loro pacchetto.
Proteggi il tuo telefono
Se condividi o sincronizzi con i tuoi dispositivi mobili, proteggili con PIN o password; non ha senso osservare una rigorosa sicurezza sul tuo computer e poi lasciare il tuo telefono o tablet aperto per consentire a chiunque di accedere ai tuoi file.
La National Mobile Phone Crime Unit del Regno Unito afferma che più di 300.000 telefoni vengono persi ogni anno, ma sono solo quelli segnalati per chiedere risarcimento contro l'assicurazione: la cifra reale è molto più alta. Se qualcuno ha il tuo telefono, potrebbe accedere alle tue cose? Accertarsi che non possano farlo non richiede tempo.
Scopri cosa è sicuro da conservare
L'unico modo assolutamente, positivamente, sicuramente garantito per assicurarsi che qualcosa non possa essere ottenuto da Internet è assicurarsi che non si avvicini mai a Internet. Sebbene il rischio di perdita o furto di dati da noti servizi cloud possa essere remoto, è comunque possibile e qualcosa a cui devi pensare, specialmente se stai archiviando file di lavoro con i dati personali delle persone, come afferma il Data Protection Act devono essere adeguatamente protetti. Non vuoi che i tuoi piani per il dominio del mondo cadano nelle mani del nemico? Usa la crittografia dei file su tutto ciò che stai inserendo nel cloud.
Attiva 2FA
Una semplice combinazione di nome utente / password non è sufficiente per mantenere sicuro il tuo archivio cloud, motivo per cui i principali fornitori di archiviazione cloud offrono l'autenticazione a due fattori, o 2FA in breve. 2FA utilizza una seconda forma di verifica per assicurarsi che tu sia effettivamente tu, più comunemente inviando un codice a un altro dispositivo come il tuo smartphone o tablet. 2FA è disponibile anche per servizi online come l'archiviazione di e-mail e foto, ed è un'ottima idea abilitarlo anche su quelli.
Avere sempre un backup
Sebbene molti servizi facciano del loro meglio per proteggere i tuoi dati, c'è sempre il rischio che qualcosa possa andare storto e più è importante il file, più è importante che tu ne abbia una copia di backup. Ciò potrebbe significare il caricamento di foto su due diversi servizi cloud (qualcosa che è automatico se installi, ad esempio, Flickr su un dispositivo iOS con condivisione iCloud e attivi il caricamento automatico di Flickr in modo che sia Flickr che iCloud ottengano ogni immagine), o solo regolarmente sincronizzazione e backup dei file chiave.
Controlla cosa si collega
Servizi come Dropbox e Google Drive ti consentono di vedere quali dispositivi si sono collegati al tuo account, quindi ad esempio Dropbox ti consente di vedere quali browser web sono attualmente collegati e quali particolari PC, Mac e cellulari hai dato accesso al tuo account.
Se c'è un dispositivo che non è tuo o che non possiedi più, puoi scollegare il dispositivo per revocarne l'accesso. L'elenco dei dispositivi non includerà le persone a cui hai inviato link condivisibili, come gli URL pubblici di Dropbox; copre solo i dispositivi con accesso al tuo account.
Revoca l'accesso all'app
L'archiviazione cloud non si collega direttamente ai dispositivi, ma può essere richiamata anche da app di terze parti, quindi ad esempio potresti volere allegati di Google Drive nel tuo software di posta elettronica, file OneDrive nei documenti di Office o per connettere Dropbox a IFTTT.
Ancora una volta, la dashboard del tuo account ti consente di vedere a quali app hanno accesso e di revocare l'accesso a tutto ciò che non ti serve. Meno app hanno accesso al tuo account, più è probabile che l'account rimanga sicuro.
Non superare la tua indennità
Uno degli usi più comuni del software basato su cloud è fornire l'accesso su tutti i dispositivi, quindi ad esempio potresti volere che i documenti iCloud dal tuo Mac siano disponibili sul tuo iPad o file OneDrive dal tuo PC sul tuo, errr, Windows Phone.
È fantastico, ma fai attenzione se utilizzi un piano dati mobile con un limite di traffico mensile: troppe condivisioni e sincronizzazioni di file possono facilmente superare il limite di larghezza di banda, rallentando la connessione o incorrere in costi aggiuntivi. Se il tuo account è limitato, limita ciò che condividi o sincronizza solo quando il tuo cellulare è dotato di Wi-Fi.
Mantieni aggiornati i tuoi dettagli di pagamento
Se hai un account cloud a pagamento e il rinnovo non va a buon fine non devi andare nel panico: l'approccio di Dropbox è abbastanza tipico, con account declassati ad account Basic gratuiti ma i file rimangono intatti.
Ciò che cambia, tuttavia, è la possibilità di sincronizzare: se il tuo account a pagamento è stato ridotto a un account gratuito di base, ciò potrebbe significare che lo spazio di archiviazione passa da 1 TB a soli 2 GB. Se i tuoi file superano questo limite, non sarai in grado di sincronizzare nulla di nuovo finché non ti sarai nuovamente iscritto all'account a pagamento.
Suggerimenti bonus: come scegliere un provider di archiviazione cloud / backup su cloud?
Alex Fagioli, CEO di Tectrade, ci ha fornito alcuni suggerimenti utili su come scegliere il cloud storage o il provider di servizi di backup in base alle proprie esigenze aziendali
1. Conosci il tuo sistema attuale
Prima di prendere qualsiasi decisione di acquisto relativa all'IT, i manager devono controllare completamente i loro sistemi per acquisire una piena comprensione dei loro requisiti e ottimizzare ciò che hanno attualmente. La maggior parte delle grandi aziende dispone di infrastrutture ibride, che comprendono data center interni, cloud privati e almeno un servizio cloud pubblico, ma molti reparti IT non sanno esattamente cosa sta succedendo al di sotto del software e dei servizi che gestiscono l'azienda. Un fornitore di cloud storage potrebbe fornire un vistoso passo di vendita, ma a meno che tu non sappia esattamente come giocherà nel tuo sistema esistente, non vale la pena considerarlo.
2. Cerca valore
I dirigenti IT sentono una forte pressione per fornire un valore di costo migliorando la produttività e fornendo supporto. Recenti sondaggi sulla spesa IT mostrano che solo il 7% del budget IT di un'organizzazione viene speso per il backup e il ripristino, una cifra molto piccola considerando la sua importanza nel mantenere un'azienda attiva e funzionante. È quindi importante assicurarsi che un'azienda stia sfruttando al massimo il budget a disposizione per il backup e il ripristino. Prova a trovare un fornitore che offra un modello di consumo con pagamento in base all'utilizzo o in aumento per ottimizzare la spesa.
3. Assegnare priorità ai carichi di lavoro
La maggior parte delle volte, i backup verranno utilizzati per recuperare vecchie versioni di documenti o file cancellati accidentalmente, ma il loro scopo fondamentale serve a farti tornare attivo e funzionante se vieni messo offline. Per un consumatore abituale, può probabilmente permettersi di stare senza il proprio laptop per un paio d'ore mentre ripristina da un backup. Tuttavia, il tempo perso per un'azienda è denaro perso ed è essenziale che le attività vitali siano attive e funzionanti rapidamente. Cerca un provider che lavori con te per dare la priorità ai carichi di lavoro e assicurarti che possano essere ripristinati in modo efficiente.