I migliori modi per salvaguardare i dati dei contribuenti

Con gli attacchi informatici in aumento su tutta la linea, dobbiamo essere tutti sempre più vigili sulla protezione dei nostri dati. Se gestisci uno studio fiscale, anche la responsabilità di salvaguardare i dati dei contribuenti dei clienti è di fondamentale importanza. Durante la stagione fiscale, i rischi aumentano ulteriormente poiché le imprese e le società fiscali condividono le informazioni mentre lavorano verso il momento della dichiarazione dei redditi.

Ciò è naturalmente di grande interesse per i criminali informatici che vorrebbero avere l'opportunità di accedere sia ai dati della società fiscale che alle informazioni detenute sui clienti. Se riescono a infiltrarsi nei dati dei contribuenti, possono utilizzarli per presentare dichiarazioni fiscali fraudolente, oltre a causare gravi effetti a catena nell'affare.

È quindi fondamentale garantire che sia le persone fisiche che le società fiscali dispongano di misure per contribuire a ridurre la minaccia dei criminali informatici. Per gli individui, un pacchetto di protezione dal furto di identità è un'ottima idea.

Per le imprese fiscali ci sono alcune misure che possono essere intraprese, molte delle quali sono relativamente semplici e implicano nient'altro che una quantità liberale di buon senso. Tuttavia, per una serie più robusta di misure preventive, ti consigliamo di avvalerti dell'aiuto di una soluzione più completa, le opzioni per le quali esploreremo di seguito.

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Minacce di pirateria informatica

Chiunque può essere vittima del crimine informatico e questo non include solo le persone a casa che compilano le dichiarazioni dei redditi tramite e-mail sui loro laptop, computer o smartphone. La notizia riporta regolarmente titoli sulle violazioni della sicurezza nelle grandi aziende, spesso con i dati dei clienti messi a rischio di conseguenza. Potrebbe essere solo un indirizzo e-mail che si perde, anche se violazioni più gravi possono coinvolgere cose come dettagli dell'indirizzo, numeri di carte di credito e, peggio, numeri di previdenza sociale che vengono compromessi.

Se gestisci uno studio fiscale, la responsabilità è quindi considerevole, il che significa che devi assicurarti di avere tutte le misure in atto per proteggere i dati dei clienti. È disponibile una documentazione utile fornita dall'IRS che può aiutare a delineare le responsabilità chiave e le salvaguardie che devono essere messe in atto per aiutare a combattere questo problema. Intitolata Salvaguardia dei dati dei contribuenti, è una guida pratica che delinea le misure che la tua azienda fiscale deve prendere.

Se la tua azienda gestisce molto lavoro di deposito elettronico quando si tratta di dichiarazioni dei redditi personali, questa è una buona lettura. Elaborare un piano d'azione e le migliori misure preventive da adottare aiuteranno sicuramente la tua società fiscale a proteggere i dati dei clienti in modo più efficace.

Software di sicurezza

Non importa quanto sia buono il software di sicurezza, ci sono criminali informatici che sembrano in grado di stare un passo avanti rispetto al gioco. Tuttavia, se gestisci uno studio fiscale, ignorare la minaccia e non preoccuparti affatto del software di sicurezza non è davvero una grande idea. Se investi in software antivirus e firewall, sarai sicuramente in un posto migliore che non avere nulla.

Anche i pacchetti di sicurezza basati su abbonamento vengono costantemente aggiornati, il che significa che si spera che eventuali nuove minacce vengano fermate prima che i criminali informatici possano accedere ai dati dei tuoi clienti. Disporre di tanti ostacoli per fermare i criminali informatici e impedire ai truffatori di furti di identità di entrare in possesso dei dettagli dei clienti, che potrebbero includere il loro importantissimo numero di previdenza sociale, è fondamentale, quindi è prudente scegliere il migliore disponibile.

Sebbene molti software di sicurezza e pacchetti firewall si aggiornino dinamicamente, vale la pena tenere d'occhio ciò che fa l'abbonamento. Assicurati inoltre di impedire che qualsiasi cosa scada, come la scadenza di un account di abbonamento. Mentre stai esaminando la configurazione del tuo software di sicurezza, è anche una mossa saggia dare un'occhiata a come ottenere un software di crittografia delle unità migliore, se non lo hai già in atto, al fine di coprire altre basi negli accordi di rete della tua azienda fiscale.

Protezione dati

Se gestisci uno studio fiscale, è molto probabile che avrai bisogno di una notevole quantità di dati archiviati all'interno dell'azienda. Come spesso viene anche riportato frequentemente, i casi di dati memorizzati che vengono compromessi sono abbastanza comuni, con molti sistemi hackerati da fonti esterne. Ciò significa che è necessario adottare misure per garantire che tutti i dati dei clienti, nonché le informazioni interne dello studio fiscale, siano crittografate.

Le aziende utilizzano sempre di più le numerose e diverse opzioni fornite da server esterni e sistemi di backup basati su cloud. Molti di questi hanno misure di sicurezza molto migliori di quelle che forse un'azienda autonoma può sperare di avere. Vale la pena controllare le tue opzioni quando si tratta di qualcosa come uno dei migliori sistemi di backup basati su cloud, poiché sono spesso sorprendentemente convenienti.

Se stai passando a una configurazione basata su cloud, assicurati di essere ragionevole quando si tratta di disattivare le vecchie unità. Qualsiasi hardware che è stato utilizzato all'interno del tuo studio fiscale dovrà essere cancellato; assicurarsi che tutti i dati sulle unità siano stati sottoposti a backup in anticipo. Sebbene un componente hardware obsoleto come una vecchia unità potrebbe non interessare molto a nessuno, i criminali informatici potrebbero trovarlo estremamente utile. Quindi assicurati di dedicare del tempo a rendere illeggibili queste vecchie unità.

Monitorare il movimento

Non importa quanto grande o piccolo possa essere il tuo studio fiscale, c'è una costante necessità di monitorare l'attività all'interno dei tuoi account cliente. Tenere sotto controllo tutto ciò che potrebbe non sembrare o sembrare corretto è vitale. Uno degli aiuti più utili per farlo è l'uso del numero di identificazione dell'archivio elettronico, o EFIN, che l'IRS rilascia a individui e aziende che sono stati approvati come fornitori di file elettronici autorizzati dal servizio interno delle entrate.

Dovrai salvaguardare da vicino l'importo delle dichiarazioni dei redditi che vengono presentate all'interno della tua azienda, il che può essere fatto con l'aiuto dell'EFIN. Ciò dovrebbe consentire un monitoraggio molto più semplice e consentire di individuare qualsiasi attività di restituzione fraudolenta perché deve essere inclusa con tutto il materiale di restituzione elettronico fornito all'IRS.

Tuttavia, mentre il sistema che l'IRS ha in atto è buono, puoi aiutare la causa rimanendo diligente e assicurandoti che il tuo studio fiscale stia facendo tutto il possibile per salvaguardare i dati dei clienti. Fai attenzione a segnali rivelatori di attività fraudolente e minacce da parte dei criminali informatici, come resi rifiutati, avvisi relativi ai resi dei clienti che non sono stati ancora presentati o altre irregolarità che potrebbero e dovrebbero far suonare quei campanelli d'allarme.

Segnalazione di frodi

Se ti imbatti in qualcosa di spiacevole o scopri qualcosa che è palesemente fraudolento, il passo successivo è agire il più rapidamente possibile. Per violazioni come quelle fiscali, ti consigliamo di metterti in contatto con l'IRS immediatamente, rendendoli consapevoli dei dettagli. Se utilizzi i servizi di altre società per salvaguardare i dati dei tuoi clienti, farai sapere anche a loro.

Tuttavia, mentre tutto questo sta accadendo, è anche fondamentale ricordare di salvaguardare le informazioni sensibili dei tuoi clienti, quindi assicurati di non condividere nulla con nessuno che non sia l'IRS. Anche se si utilizza l'aiuto di professionisti IT e della sicurezza esterni, è comunque saggio mantenere la cerchia di persone coinvolte in qualsiasi indagine il più piccola possibile realisticamente.