Vivere in un mondo virtuale in questo momento non ha bisogno di essere così limitante. Sebbene sia vero che molti di noi si isolano da soli e si dedicano al lavoro utilizzando un laptop aziendale e una chat Zoom, ci sono modi per organizzare un evento virtuale per un incontro di lavoro, una videoconferenza, una dimostrazione di prodotto o festa d'inizio. In qualità di leader aziendali, non dobbiamo chiederci se le persone salteranno fuori dall'evento o addirittura eviteranno di partecipare perché ci sono opzioni migliori.
Fortunatamente, molti dei principi e dei concetti di un evento reale di persona si applicano ancora allo svolgimento di un evento virtuale, fino agli snack, al caffè e al tempo per conoscerti. È una buona idea imitare un evento reale il più possibile per aiutare le persone a sentirsi a proprio agio e partecipare, e anche in modo che rimangano fedeli all'evento e non abbandonino improvvisamente.
Sebbene possano esserci alcuni ostacoli tecnici, è comunque possibile interagire con le masse in un modo che sia efficace e produttivo e porti allo stesso livello di successo. La parte più importante di questo è essere intenzionali: rendersi conto che le persone sono preoccupate e stressate per la pandemia mondiale e che hanno molte cose in competizione per la loro attenzione. Quando c'è un approccio semplificato all'evento, una comunicazione coerente e vantaggi extra coinvolti, scoprirai che le persone sono altrettanto interessate e prigioniere.
1. Comunicare cosa aspettarsi
Uno dei passaggi più importanti per qualsiasi evento è un riporto dal mondo reale. Più puoi comunicare su cosa aspettarti, utilizzando un'agenda, un sito Web con maggiori dettagli, e-mail con aggiornamenti sul programma e foto di coloro che stanno parlando, meglio è. Questo attinge al bisogno umano di base di essere "al corrente" di qualsiasi evento.
Aiuta anche i partecipanti a sapere se l'evento sarà altamente strutturato e proficuo, anche se è "richiesto" per loro. (Evita l'errore di pensare che un evento richiesto garantirà automaticamente il successo.) Un evento virtuale è già ostacolato dal fatto che un partecipante potrebbe avere uno smartphone seduto accanto a loro o anche un televisore di casa e una console per videogiochi. Se sanno che ci saranno discussioni dettagliate e processi decisionali coinvolti, metteranno da parte il telefono.
2. Utilizza le funzionalità degli eventi di Facebook
C'è qualcosa di quasi magico nell'usare le funzionalità degli eventi di Facebook. Per cominciare, in un ambiente virtuale in cui tutti sono su un laptop e utilizzano Zoom per partecipare, le funzionalità dell'evento sui social media sono d'oro puro. Lo fanno sembrare tutto più ufficiale. Tuttavia, le funzionalità dell'evento fanno anche molto di più.
Poiché in questi giorni siamo tutti distratti, con più opzioni in termini di modalità di connessione, le funzionalità dell'evento invieranno notifiche come promemoria e monitoreranno chi partecipa effettivamente e chi salta fuori. Questi dati possono aiutarti per ogni riunione. Dopo aver organizzato un evento, puoi monitorare il successo e contattare direttamente coloro che sono saltati fuori. E non sottovalutare il valore della pressione dei pari. Le caratteristiche dell'evento mostrano ai potenziali partecipanti chi altro ha accettato di far parte dell'evento.
3. Pianifica una discussione improvvisata
Un'altra lezione appresa dagli eventi del mondo reale è quella di consentire discussioni improvvisate. C'è la tentazione di mettersi subito al lavoro, di entrare subito nell'agenda. Evita quello scenario. Ancora una volta, stiamo parlando di esseri umani distratti che assistono su un laptop. La maggior parte di noi ha bisogno di un periodo di tempo per adattarsi alla stranezza di partecipare a un evento virtuale e ci piace conoscere coloro che partecipano in modo non strutturato.
Consenti almeno 10 minuti o più alle persone per mettersi al passo, parlare del tempo e persino divagare su questioni personali. A nessuno piace partecipare a una riunione in cui c'è un'agenda fredda e sterile e una testa parlante principale. Anche nel mondo reale, questi sono eventi da cui le persone saltano non appena iniziano.
4. Fare tre volte più promozione
Per assicurarti che un evento virtuale sia un successo, è importante ricordarlo più volte ai partecipanti. Supponi che le persone siano estremamente distratte, quindi dovrai promuovere l'evento tre volte di più o di più. Ciò potrebbe includere l'invio di e-mail, messaggi di testo, messaggi di chat sui social media e altri inviti oltre a quello che faresti normalmente. Capire come le persone usano la comunicazione digitale, cioè scorrono velocemente le cose, significa che dovrai comunicare troppo con loro e cercare di catturare il loro interesse e la loro attenzione.
Un consiglio qui è quello di monitorare il successo di tutti gli inviti per ogni evento. Se invii messaggi di posta elettronica, assicurati di utilizzare uno strumento in grado di monitorare se i potenziali partecipanti hanno aperto e letto il messaggio. Se pubblichi sui social media, monitora i Mi piace e le condivisioni. Questo ti aiuterà a rimanere intenzionale su quanto spesso comunichi sull'evento e su cosa ha funzionato o meno in passato.
5. Incoraggiare lo spuntino e l'ora del caffè
Indovina un po? Uno dei motivi per cui partecipiamo a riunioni reali di persona è per gli snack gratuiti. È la natura umana. In un ambiente virtuale, questo può essere impegnativo ma non impossibile. Se decidi di tenere una riunione aziendale tra poche settimane e desideri che tutti partecipino, prova a offrire incentivi simili. Sul sito Web di gestione degli eventi EventBrite, ad esempio, puoi creare una pagina di registrazione per i tuoi dipendenti. Se lo compilano e fanno clic sulle opzioni giuste durante la registrazione, offri un codice promozionale per una consegna gratuita UberEats o un bagel gratuito in un ristorante locale - consegnato per l'incontro.
Supponiamo che tu stia pianificando il lancio di un nuovo prodotto: invia a ogni partecipante un codice gratuito per un caffè da Starbucks che possono utilizzare per la riunione. Questo concetto potrebbe sembrare vecchia scuola e dipendenti o assistenti potrebbero semplicemente utilizzare il codice e non partecipare alla riunione, ma almeno è un tentativo di imitare un incentivo del mondo reale che funziona davvero.
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