La maggior parte delle aziende e degli individui che creano e collaborano online utilizzando documenti, fogli di calcolo e presentazioni conosceranno Microsoft Office, ma molte persone non sono ancora consapevoli delle numerose funzionalità che consentono di risparmiare tempo integrate in questa potente suite per ufficio.
In questo articolo, esamineremo 18 suggerimenti per risparmiare tempo per aiutare te e i tuoi dipendenti a ottenere il massimo dalla suite Microsoft Office, indipendentemente dal fatto che tu stia utilizzando Microsoft 365 o Microsoft Office 2022-2023. I tuoi documenti, fogli di calcolo e le presentazioni avranno un bell'aspetto e le realizzerai in metà del tempo.
Utilizzate correttamente, queste funzionalità nascoste possono aumentare notevolmente la produttività dei dipendenti, aiutandoti a risparmiare tempo e denaro e fornendo loro un'esperienza di lavoro più piacevole.
Se stai cercando un modo più economico per creare ricchi documenti, potenti fogli di lavoro e presentazioni accattivanti, controlla il nostro elenco di software per ufficio gratuiti.
Come ottenere il massimo da Microsoft Office: preparazione
Nuove funzionalità vengono aggiunte a Microsoft Office in ogni momento, quindi assicurati di avere la versione più aggiornata del software. Se hai un abbonamento a Microsoft 365, puoi aggiornare le tue app dall'app Microsoft Autoupdate o semplicemente consentire loro di aggiornarsi automaticamente. Altrimenti, se hai acquistato una versione autonoma di Microsoft Office, tieni presente che potrebbe essere necessario eseguire l'aggiornamento per accedere ad alcune delle funzionalità elencate di seguito.
Suggerimento 1: salva automaticamente le modifiche con OneDrive
OneDrive è il servizio di archiviazione cloud di Microsoft Office ed è disponibile indipendentemente dal fatto che tu abbia un abbonamento a Microsoft 365 o meno. OneDrive non solo ti consentirà di accedere a tutti i tuoi file ovunque e in qualsiasi momento, ma potrai anche connettere OneDrive al tuo software Microsoft Office per sfruttare la funzionalità di salvataggio automatico.
Se abilitato, le modifiche vengono aggiornate nel cloud in tempo reale. Inoltre, OneDrive archivia più versioni dei tuoi documenti, così puoi facilmente confrontare e ripristinare una versione precedente secondo necessità. Chiunque abbia mai perso un'ora di lavoro a causa di un problema tecnico del computer o di un'interruzione di corrente saprà quanto questa funzione fa risparmiare tempo. Per trovare versioni precedenti in Microsoft 365, fare clic su File> Informazioni> Cronologia versioni.
Suggerimento 2: impara le scorciatoie a livello di suite
Uno dei maggiori vantaggi di Microsoft Office è la coerenza dell'esperienza utente tra le varie app. Ciò significa che la maggior parte delle scorciatoie da tastiera funzionano allo stesso modo in Word, Excel e PowerPoint. L'apprendimento di questi comandi può accelerare notevolmente la produttività. Ctrl + S (⌘S) per salvare, Ctrl + P (⌘P) per stampare e comandi ancora più oscuri come Ctrl + D (⌘D) per il dialogo dei caratteri funzionano in tutta la suite.
Un ottimo suggerimento per la produttività è fornire un elenco di scorciatoie comuni ai dipendenti, che possono farvi riferimento secondo necessità finché non diventa una seconda natura.
Suggerimento 3: usa la funzione Dimmi (Word)
La funzione Dimmi (cosa vuoi fare) è stata aggiunta a Microsoft Office 2016, ma una volta che impari a usarla, è una manna dal cielo. Vuoi cambiare lo stile? Digita "Style". Ritagliare una foto? Digita "Ritaglia". Inserisci una tabella, aggiungi un commento, modifica il layout, aggiorna il design, leggi il testo ad alta voce: è possibile accedere rapidamente e facilmente a quasi tutte le funzionalità di Office tramite questo menu, mentre i suggerimenti intelligenti ti consentono di trovare facilmente ciò che stai cercando digitando solo una o due parole.
Tuttavia, Microsoft 365 aggiorna costantemente il suo set di funzionalità e questo potrebbe non essere presente nelle versioni più recenti.
Suggerimento 4: condividi rapidamente i documenti con il pulsante Condividi
Il pulsante di condivisione si trova nell'angolo in alto a destra dell'app e può essere utilizzato per condividere rapidamente un documento tramite OneDrive, e-mail, AirDrop (solo Mac) e altri servizi di terze parti. Invece di aprire il tuo client di posta, cercando un file ("Dove l'ho salvato di nuovo?"), Fai semplicemente clic sul pulsante Condividi e seleziona i tuoi destinatari.
Suggerimento 5: trova e sostituisci
Se è necessario modificare una parola o un gruppo di parole nell'intero documento, è possibile farlo rapidamente con la funzione Trova e sostituisci. Basta premere Ctrl + Maiusc + H (⌘⇧H) e verrà visualizzata la finestra di dialogo Trova e sostituisci. Digita il testo che desideri modificare nella casella Trova, la sostituzione nella casella Sostituisci e premi il pulsante Sostituisci. Office cercherà nel documento e apporterà le modifiche necessarie.
Puoi anche sostituire con niente (lasciare vuoto il campo Sostituisci) per eliminare più istanze di una parola.
Suggerimento 6: Trova e sostituisci avanzato
C'è di più in questo potente strumento di quanto non sembri. Facendo clic sul pulsante in basso a sinistra nella finestra di dialogo, è possibile accedere alle funzionalità avanzate per modificare istantaneamente lo stile del carattere, le impostazioni del paragrafo e altro di qualsiasi testo necessario.
Ad esempio, puoi trovare tutto grassetto text e rendi il carattere rosso, oppure seleziona tutto il testo in una lingua specifica e rendilo in corsivo. Usalo ogni volta che devi apportare modifiche sostanziali a stili di testo specifici.
Suggerimento 7: modifica e utilizza gli stili per documenti di bell'aspetto
È sorprendente quante persone utilizzano Microsoft Office quotidianamente ma non sfruttano ancora gli stili per semplificare i propri documenti e velocizzare la scrittura. Gli stili possono essere trovati nella scheda Home e consentono di applicare le impostazioni dei caratteri predefinite al volo. È inoltre possibile modificare questi stili in base alle proprie esigenze e al documento. Gli stili si aggiornano automaticamente anche quando cambi tema, semplificando la modifica dell'aspetto di un intero documento in un attimo.
Suggerimento 8: copia e incolla più elementi con Spike
Questa pratica funzionalità ti consente di copiare più elementi e incollarli tutti contemporaneamente. Seleziona il primo blocco di testo, premi Ctrl + F3 o ⌘F3, quindi passa a quello successivo. Ogni volta che premi Ctrl o Comando + F3, il testo verrà memorizzato e così via. Quando sei pronto per incollare tutto, digita Ctrl + Maiusc + F3 o ⌘⇧F3. Puoi anche digitare "spike" (minuscolo) e premere Invio, e il testo salvato rimarrà in memoria per essere utilizzato un'altra volta.
Suggerimento 9: copia e incolla la formattazione
Semplifica rapidamente la formattazione su blocchi di testo premendo Ctrl + Maiusc + C (⌘⇧C) per copiare la formattazione (carattere e stile paragrafo, colori, allineamento, ecc.) E Ctrl + Maiusc + V (⌘⇧V) per incollare il formattazione sul testo selezionato.
Suggerimento 10: personalizza i nastri di Office
Se ti ritrovi a cercare spesso determinate funzioni nei menu o negli espansori, non esitare ad aggiungerle in primo piano e al centro della barra multifunzione. Puoi farlo in Preferenze> Barra multifunzione e barra degli strumenti o andando su File> Opzioni> Personalizza barra multifunzione. Potresti essere sorpreso dalla vasta gamma di funzioni che puoi aggiungere alla tua barra multifunzione per un rapido accesso. Puoi anche nascondere la barra multifunzione per avere più spazio facendo clic una volta su qualsiasi scheda aperta, andando su Visualizza> Barra multifunzione o digitando Ctrl + F1 (⌥⇧R).
Suggerimento 11: fare triplo clic per selezionare un paragrafo
La maggior parte delle persone sa che puoi fare doppio clic su una parola per selezionarla. Puoi anche fare triplo clic su una parola per selezionare l'intero paragrafo, il che è molto utile per spostare grandi blocchi di testo durante la modifica.
Suggerimento 12: regola la correzione automatica in base alle tue esigenze
È una lamentela comune che Microsoft Office modifichi il testo durante la digitazione, anche se sei sicuro di cosa intendi. È possibile modificare queste impostazioni in Strumenti> Opzioni di correzione automatica. Puoi eliminare tutto ciò che ti dà fastidio o aggiungere parole che digiti spesso in modo errato. Puoi anche aggiungere simboli, come sostituire (c) con ©.
Suggerimento 13: confronta i documenti fianco a fianco (solo Windows)
Ovviamente, puoi semplicemente aprire finestre separate e metterle una accanto all'altra, ma la funzione Side-by-Side di Microsoft Office fa un ulteriore passo avanti con lo scorrimento sincronizzato, che è un enorme risparmio di tempo quando si confrontano e si modificano versioni di documenti lunghi.
Suggerimento 14: visualizza due parti diverse dello stesso documento con la vista divisa
Questo è uno strumento fantastico quando è necessario apportare modifiche in una parte di un documento mentre si fa riferimento a un'altra sezione (quando si scrive un'introduzione o una conclusione, ad esempio). Vai semplicemente alla barra multifunzione Visualizza e seleziona Vista divisa. È possibile scorrere le diverse sezioni in ciascuna finestra in modo indipendente e apportare modifiche in una di esse.
Suggerimento 15: copia e incolla come un professionista
Quasi tutti sanno come copiare e incollare un blocco di testo, ma lo sapevi che puoi incollare rapidamente il testo senza formattazione, o come immagine o PDF direttamente all'interno del tuo documento? Basta digitare Ctrl + Alt + V (⌘⌃V) e ti verrà presentato un dialogo di opzioni.
In Word, puoi utilizzare questa finestra di dialogo per incollare il testo senza formattazione, mentre in Excel puoi incollare solo valori, formattazione o commenti, tutto tranne i bordi e persino aggiungere, sottrarre, moltiplicare e dividere le somme al volo.
Suggerimento 16: personalizza il menu di scelta rapida
Puoi aggiungere funzionalità che utilizzi spesso alla barra di accesso rapido, nel menu di scelta rapida di qualsiasi app nella parte superiore del documento. Per impostazione predefinita, vedrai comandi come Salva, Stampa e Annulla, ma qui puoi aggiungere quasi tutto. Basta fare clic sulla freccia a destra per aggiungere i comandi quando ne hai bisogno.
Suggerimento 17: unisci forme (PowerPoint)
Puoi combinare diverse forme semplici per crearne di più complesse che avranno un bell'aspetto nelle tue presentazioni e non hai bisogno di uno strumento di fantasia come Illustrator per farlo. Seleziona le forme che desideri unire e fai clic su Unisci forme nella scheda Formato. Queste forme unite possono essere copiate e incollate in altre app, come Word.
Suggerimento 18: utilizza la formattazione condizionale per formattare dinamicamente le celle (Excel)
La formattazione condizionale consente di applicare stili a celle specifiche in base al loro valore o contenuto. Ad esempio, potresti voler rendere verde ogni valore positivo e rosso ogni valore negativo. Basta selezionare le celle che si desidera formattare, quindi utilizzare la scheda Formattazione condizionale nella barra multifunzione Home. Ci sono molti preset, oppure puoi definire le tue regole ed equazioni.
Sommario
Microsoft Office è una delle migliori suite per ufficio disponibili, con tantissime potenti opzioni per semplificare il lavoro dei dipendenti e aumentare la produttività. Incoraggia i membri del team a esplorare il software ea condividere attivamente suggerimenti e trucchi tra di loro. Non solo è divertente ed entusiasmante scoprire nuove funzionalità, ma rende la collaborazione molto più semplice e consente ai dipendenti di fare di più in meno tempo, lavorando più comodamente.
- Abbiamo presentato le migliori offerte di Microsoft Office.
