La comunicazione gioca un ruolo fondamentale nelle operazioni quotidiane delle aziende in tutti i settori, sia internamente che esternamente. E i telefoni sono ancora oggi uno dei metodi di comunicazione più comuni per molte aziende.
Ma negli ultimi anni i telefoni aziendali hanno subito grandi cambiamenti. Oggi, molte aziende utilizzano sistemi telefonici basati su Voice over Internet Protocol. Tali sistemi consentono alle aziende di effettuare chiamate telefoniche e inviare messaggi tramite smartphone, tablet, computer e altri dispositivi connessi a Internet.
L'acquisto di un sistema VoIP per la tua azienda offrirà molti vantaggi rispetto alle soluzioni telefoniche tradizionali. Forniscono maggiore scalabilità, risparmi sui costi, supporto multi-dispositivo, eccellente qualità delle chiamate, maggiore sicurezza, esperienze utente straordinarie e molti altri vantaggi.
La cosa fantastica dei sistemi VoIP è che hanno molte funzionalità diverse, come assistenti automatici, inoltro di chiamata, registrazione delle chiamate, trasferimento delle chiamate, messa in attesa delle chiamate, parcheggio delle chiamate, code di chiamata, orari di lavoro, analisi, conferenze, musica in attesa, Messaggi SMS e altro ancora.
Se stai attualmente cercando un sistema VoIP di livello aziendale, avrai visto che c'è molta scelta disponibile. Ma come scegli effettivamente quello giusto per la tua attività? Uno dei modi migliori per garantire che un sistema VoIP sia adatto alla tua azienda è evitare errori comuni, sia che si tratti di fare poche ricerche prima di acquistare un sistema, di non essere chiari sulle tue esigenze o di qualcos'altro.
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Scegliere il primo provider che vedi
Oggi sul mercato sono disponibili molti sistemi VoIP diversi e se stai cercando di acquistarne uno per la tua azienda e sei estremamente impegnato, è facile scegliere il primo provider che incontri dopo una rapida ricerca su Google.
Ma se selezioni un provider VoIP senza fare qualche ricerca in anticipo e considerando altre opzioni disponibili, potresti finire per scegliere un servizio non adatto alla tua azienda e al tuo team.
Quando si tratta di trovare il miglior sistema VoIP, è essenziale confrontare diversi fornitori. Anche se questo richiederà più tempo, non affretterete la vostra decisione e vi ritroverete con la migliore soluzione VoIP per l'intera azienda. Facendo acquisti in giro, potresti risparmiare denaro sugli abbonamenti premium e ottenere l'accesso a ancora più funzionalità.
Mancata comprensione delle esigenze degli utenti e dei requisiti aziendali
Il confronto di diversi fornitori non è l'unico fattore da considerare quando si seleziona un sistema VoIP di livello aziendale. Se non riesci a capire di cosa hanno bisogno la tua azienda e il tuo personale da un provider VoIP, rischi di sprecare denaro e tempo nell'implementazione di un sistema inefficace.
Mentre esamini il mercato alla ricerca della soluzione VoIP aziendale perfetta, dovresti scrivere un elenco di requisiti aziendali, tecnici e utente. Questo ti aiuterà ad assicurarti che un potenziale fornitore si adatti perfettamente alla tua attività. Ad esempio, è possibile annotare le funzionalità VoIP necessarie e verificare se sono offerte da potenziali provider VoIP.
Leggere recensioni approfondite, casi di studio e testimonianze dei clienti ti aiuterà anche a capire quale sistema si adatta meglio alla tua attività. Quello che non vuoi fare è selezionare una soluzione VoIP e scoprire che non è adatta alla tua azienda in futuro.
Senza considerare i costi
Non considerare i costi di un sistema VoIP è un'altra cosa da astenersi dal fare mentre cerchi il miglior provider. Molti servizi VoIP offrono una gamma di abbonamenti a pagamento ed extra opzionali che si adattano a diverse aziende. Se non sei chiaro su questi, potresti iscriverti al piano sbagliato o incorrere in costi aggiuntivi più avanti.
Se stai pensando di acquistare un sistema VoIP per la tua azienda, ti consigliamo vivamente di impostare un budget chiaro sin dall'inizio e di considerare i fattori finanziari dei vari servizi. Come nel caso di qualsiasi altro tipo di prodotto, sul mercato sono disponibili sia soluzioni VoIP economiche che costose. Essendo chiaro quanto sei disposto a spendere per un sistema VoIP, sarai in grado di trovare un servizio che corrisponda al tuo budget.
La maggior parte dei provider ha una chiara panoramica dei prezzi sui propri siti Web, che vale sicuramente la pena leggere. Ma dovresti anche essere in grado di discutere il tuo budget e i costi di un sistema VoIP parlando con i team del servizio clienti.
Ignorando le implicazioni sulla sicurezza
Poiché le soluzioni di telefonia VoIP funzionano su Internet, c'è sempre il rischio che i criminali informatici possano hackerare il tuo sistema per intercettare le telefonate e rubare preziose informazioni aziendali. Di conseguenza, è fondamentale considerare i rischi per la sicurezza dei sistemi VoIP e assicurarsi che il provider scelto mitighi queste minacce.
Ad esempio, dovresti scegliere un sistema VoIP che fornisca una crittografia avanzata, autenticazione a più fattori, una rigida politica utente, una gamma di protocolli sicuri e altre funzionalità di sicurezza. Se non sei sicuro di come un provider gestisce la sicurezza e la privacy degli utenti, vale la pena parlare con il suo team di assistenza clienti.
Acquisto di un sistema non scalabile
Se stai cercando di implementare un sistema VoIP in un'azienda in rapida crescita, l'ultima cosa che vuoi fare è scegliere una soluzione non scalabile che non si adatti alle esigenze della tua azienda in un lontano futuro.
Man mano che la tua attività continua a crescere, dovrai senza dubbio creare nuove linee in tutto il mondo, aggiungere nuovi dipendenti al tuo sistema telefonico, accedere a nuove funzionalità e componenti aggiuntivi e altro ancora. I migliori sistemi VoIP aziendali rendono semplice e veloce fare queste cose nel tempo.
Scegliere un fornitore non affidabile o gratuito
Un'altra cosa da evitare quando si sceglie un sistema VoIP è affidarsi a provider non affidabili o gratuiti. Mentre la selezione di un provider gratuito sembra un ottimo modo per risparmiare denaro su un sistema VoIP, potresti riscontrare vulnerabilità di sicurezza, prestazioni scadenti, assenza di assistenza clienti, software difficile da usare e altri problemi.
Il modo migliore per assicurarti di ottenere il massimo da un sistema VoIP è scegliere uno dei migliori sistemi sul mercato. I nostri servizi VoIP preferiti del 2022-2023 sono RingCentral Office, Ooma Office, GoToConnect, Dialpad, AT&T Business, 8x8 X Series, Microsoft 365 Business Voice, Grasshopper, 1-VOIP e Phone.com.
Optando per un sistema VoIP non user-friendly
Senza fare alcuna ricerca sui migliori sistemi VoIP per le aziende, potresti potenzialmente ritrovarti con un sistema difficile da configurare e utilizzare. Ciò causerà molti problemi per la tua azienda, come la formazione del personale su come utilizzare un complicato sistema VoIP, i dipendenti che scelgono di utilizzare altri metodi di comunicazione se un sistema non è user-friendly e, infine, il cambio di fornitore più avanti.
Un ottimo modo per verificare che un sistema offra una buona usabilità è leggere le recensioni e le testimonianze dei clienti. Ma con la stragrande maggioranza dei sistemi VoIP che forniscono prove e demo gratuite, puoi persino provare un sistema prima di impegnarti con un abbonamento a pagamento. Quindi, saprai se è facile da usare o meno.
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