Envoy indica che è "in missione per creare l'ufficio del futuro", attraverso l'uso dell'automazione in modo da poter lavorare in modo più intelligente. È una società con sede negli Stati Uniti, con uffici a San Francisco e Kansas City. Annovera tra i suoi clienti numerose aziende importanti, tra cui l'Esercito della Salvezza, Mazda, Pinterest e Hulu.
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Caratteristiche
Envoy organizza le loro funzioni in una serie di tre moduli, denominati Visitatori, Consegne e Stanze.
Il primo modulo, Visitatori, si concentra sul controllo dell'accesso all'ufficio. Piuttosto che aspettare che le persone siano davanti alla porta dell'ufficio, il controllo dell'accesso inizia con l'invito di un visitatore, con l'obiettivo di identificare i rischi per la sicurezza prima del loro arrivo tramite elenchi di visitatori bloccati. Coloro che desiderano visitare possono essere contattati in anticipo, per domande di sicurezza per una valutazione pre-visita o per far firmare loro un documento legale come un NDA. I visitatori possono anche essere invitati a fornire il loro documento d'identità con foto prima dell'arrivo.
Rooms è uno strumento di prenotazione di sale conferenze, per una condivisione più efficiente dello spazio tra i dipendenti. Tramite Envoy Rooms, i dipendenti possono individuare una sala per una riunione e anche i dati sull'utilizzo della sala possono essere analizzati. La disponibilità di camere nelle vicinanze può anche essere suggerita tramite Envoy Mobile.
Envoy Deliveries può creare un mailroom virtuale più efficiente. Sono finiti i giorni in cui i pacchi e le buste si accumulavano nell'ufficio postale, in attesa di essere smistati e consegnati internamente. Piuttosto, questo viene sostituito da un sistema per tracciare i pacchi all'arrivo alla struttura e quindi avvisare i destinatari di ritirare i pacchi a loro piacimento. Envoy fa il lavoro pesante, inviando utili notifiche e promemoria per ricevere i pacchi ai destinatari previsti. Questo approccio alla gestione della consegna può eliminare gran parte del lavoro manuale per la consegna della posta.
Un quarto modulo, Protect, è in versione beta e si concentra sul mantenimento della salute e della sicurezza dei dipendenti.
Requisiti hardware
L'hardware necessario per eseguire Envoy è abbastanza comune, sebbene sia basato su Apple. Per i visitatori, questo viene eseguito da un iPad che esegue iOS 10+ e per Rooms, il requisito è per un iPad che esegue iOS 12+. Per le consegne, l'unico requisito è un iPhone per scansionare le consegne in arrivo. Si consiglia di tenere l'iPad su un supporto per i visitatori e una stampante per badge può essere utilizzata per stampare i pass per i visitatori.
Non c'è supporto per Windows né Android.
Supporto
Il supporto per Envoy è piuttosto limitante. Andare al Centro assistenza di Envoy non ha rivelato molto in termini di opzioni.
C'era un'opzione di ricerca, che era un modo per cercare argomenti predone in una FAQ. Le informazioni sono raggruppate per categoria, ad esempio "Dispositivi e accessori", "Guida introduttiva a Envoy" e "Gestione visitatori", tra le altre.
L'opzione alternativa è "Avvia una conversazione" con la funzione chat sul lato destro dello schermo. Sfortunatamente, non era disponibile nelle ore serali e inoltre gli orari di apertura non erano disponibili a parte la dichiarazione generica che "Torneremo online più tardi oggi".
Non c'era un numero di telefono diretto, né un indirizzo email per un contatto più diretto. Riteniamo che una lacuna considerevole, in quanto ciò rende difficile ottenere un aiuto specifico in situazioni in cui le FAQ di predone non coprono il problema.
Prezzi
In un segmento di prodotto che troppo spesso ha prezzi opachi, riteniamo che sia fantastico che Envoy pubblichi la maggior parte dei prezzi sul suo sito web ed è molto più trasparente della maggior parte della concorrenza. Ciò rende molto più semplice avere un'idea di quali sono i livelli e gli sconti disponibili prima di trattare con i venditori.
Al livello più basso, in realtà c'è un livello gratuito, sebbene limitato. Può supportare solo una singola sede e fino a 50 dipendenti, ma può comunque impostare regole per negare l'ingresso e creare questionari sulla salute in modo da avere alcune funzionalità decenti.
Il passaggio a un livello superiore è quello Standard, che ha un costo di $ 119 (£ 91) al mese per ogni posizione, con uno sconto che lo fa scendere a $ 99 (£ 76) al mese per posizione se pagato annualmente. Questo piano è più solido, in quanto può supportare fino a 5 sedi, con un massimo di 50 dipendenti in ciascuna sede. Non solo offre le funzioni del livello inferiore, ma supporta anche la firma di documenti legali da parte dei visitatori.
Designato come il piano più popolare è il piano Premium. Questo ha un costo di $ 359 (£ 275) per posizione al mese, che viene scontato a $ 299 (£ 229) al mese per ogni posizione se pagato annualmente. Questo piano è più flessibile in quanto può supportare sia un numero illimitato di sedi, sia un numero illimitato di dipendenti. Ha funzioni aggiuntive, che includono la gestione della capacità del posto di lavoro, l'esecuzione del tracciamento dei contatti e la personalizzazione del flusso di accesso in base al tipo di visitatore.
In cima ai livelli c'è il piano Enterprise, progettato per soddisfare le esigenze più complesse di strutture più grandi con problemi di sicurezza e conformità. A differenza dei tre piani inferiori, a questo livello, il contatto aziendale è un requisito per un preventivo personalizzato. Comprende tutte le funzionalità dei piani inferiori e aggiunge funzioni avanzate come i controlli di temperatura integrati, la creazione di blocklist interne e la capacità di scansionare ID e registrare i controlli ID.
Verdetto finale
Envoy fornisce un'offerta incentrata su Apple per il controllo degli accessi e apprezziamo i prezzi per lo più trasparenti, il livello gratuito, sebbene limitato, e il nuovo approccio alla gestione della consegna della posta. Le carenze includono il modulo di sicurezza, Protect, che rimane in beta, la mancanza di prezzi per il piano di livello superiore e le opzioni di supporto limitate. Nel complesso, per un'azienda più piccola, Envoy rappresenta un caso convincente per se stesso.
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