Google Workspace contiene alcune delle migliori app di produttività al mondo. Potresti aver già imparato alcuni suggerimenti per risparmiare tempo per aiutarti a ottenere più valore da questo software per ufficio. Tuttavia, ciò che la maggior parte degli utenti non si rende conto è che Fogli Google, Documenti, Gmail e Moduli supportano l'automazione del flusso di lavoro quasi illimitata. Ciò può essere particolarmente utile per le piccole e medie imprese, che dedicano una notevole quantità di tempo a svolgere attività di routine come l'instradamento degli ordini e la valutazione dei moduli di richiesta.
In questa guida spiegheremo come funziona l'automazione del flusso di lavoro in Google Workspace ed evidenzieremo alcuni componenti aggiuntivi che puoi utilizzare per aumentare la potenza di questa suite per ufficio per la tua azienda.
Cosa sono i flussi di lavoro in Google Workspace?
La trasformazione dei dati grezzi in un modulo che la tua azienda può utilizzare richiede tempo. Se si riceve l'invio di un contatto da un modulo, potrebbe essere necessario convertirlo in un formato leggibile dal software CRM. Se ricevi una richiesta d'ordine, potrebbe essere necessario suddividere tale richiesta e inviare dettagli diversi a persone diverse nella tua organizzazione.
Per fortuna, Google Workspace rende possibile automatizzare queste trasformazioni con i flussi di lavoro dei documenti. Questi flussi di lavoro consentono di specificare la sequenza di passaggi che devono essere eseguiti dai dati e quindi di condurre tale processo per te. In generale, i flussi di lavoro dei documenti sono altamente personalizzabili, quindi puoi facilmente abbinare il processo di automazione alle tue esigenze aziendali.
Puoi creare flussi di lavoro di documenti automatizzati nella maggior parte delle app di Google Workspace, inclusi Documenti, Fogli, Gmail e Moduli Google.
Come automatizzare il flusso di lavoro dei documenti: Apps Script e componenti aggiuntivi
A seconda della complessità del flusso di lavoro automatizzato che devi creare, puoi seguire due percorsi diversi.
Il modo più semplice per generare flussi di lavoro è utilizzare un componente aggiuntivo creato per lo scopo. Ci sono centinaia di componenti aggiuntivi per l'automazione disponibili nel web store di Google. Alcuni di questi sono gratuiti, ma molti richiedono un pagamento una tantum o un abbonamento mensile. Se si opta per un prodotto a pagamento, verificare se la società che lo produce offre assistenza clienti nel caso in cui si riscontrino intoppi.
Se desideri creare automazioni completamente personalizzate gratuitamente, puoi utilizzare Apps Script. Si tratta di un ambiente di sviluppo creato da Google per consentire a chiunque di creare componenti aggiuntivi per le app di Google Workspace. In effetti, quasi tutti i componenti aggiuntivi per l'automazione a pagamento che troverai nel negozio web di Google sono stati realizzati utilizzando Apps Script. Sebbene ci siano molte risorse per aiutarti a iniziare con la codifica in Apps Script, la configurazione anche di una semplice automazione tramite codice può richiedere molto tempo.
Come accedere ai componenti aggiuntivi di automazione
Se desideri sfogliare componenti aggiuntivi per Fogli Google, Documenti, Gmail o Moduli, puoi trovarli nel Web Store di Google. Il modo più semplice per accedere al negozio web è trovare il menu Componenti aggiuntivi in una di queste app e quindi fare clic su Ottieni componenti aggiuntivi. Verrà visualizzata una finestra già filtrata per mostrarti solo i componenti aggiuntivi che funzionano con l'app Google Workspace che stai attualmente utilizzando.
È possibile installare qualsiasi componente aggiuntivo dal negozio Web semplicemente facendo clic sul pulsante Installa. Tieni presente che i componenti aggiuntivi a pagamento potrebbero richiedere l'acquisto di un abbonamento prima di poter iniziare a utilizzarli.
Cosa puoi fare con i flussi di lavoro dei documenti?
Per darti un'idea dei tipi di attività che puoi eseguire con i flussi di lavoro automatizzati dei documenti, diamo un'occhiata ad alcuni esempi. Utilizzeremo le app del negozio web di Google, ma tieni presente che puoi creare molti di questi flussi di lavoro gratuitamente tramite Apps Script.
Troppo comunemente, i dati aziendali vengono distribuiti su più fogli di calcolo. Forse hai dati di vendita granulari da diversi reparti salvati in fogli diversi. In alternativa, è possibile che le informazioni sui clienti da diversi moduli di input vengano salvate in documenti separati.
Con l'automazione del flusso di lavoro, puoi combinare facilmente i dati di più fogli di calcolo in un'unica tabella principale. Ci piace usare SheetGo (a partire da $ 12 per utente al mese) per questo poiché semplifica il collegamento di più file di Fogli Google. Ancora meglio, SheetGo può anche raggruppare file Excel e CSV e fornire automaticamente i dati da tali documenti in un foglio di calcolo di Fogli Google principale.
La cosa particolarmente bella di questo componente aggiuntivo di automazione è che si aggiorna automaticamente. SheetGo controllerà i fogli di calcolo distribuiti per nuovi dati tutte le volte che lo desideri e terrà traccia delle modifiche al documento master utilizzando la funzione di cronologia delle modifiche all'interno di Fogli Google.
Le approvazioni per richieste di permessi, rapporti e altri processi interni sono parte integrante del buon funzionamento della maggior parte delle aziende. Con componenti aggiuntivi come Form Workflow Plus (a partire da $ 300 all'anno), puoi facilmente collegare Google Forms a Fogli per monitorare e gestire le richieste di approvazione.
Con questo componente aggiuntivo, un manager deve semplicemente creare un modulo di richiesta in Moduli Google. Il modulo viene inoltrato agli approvatori designati quando viene compilato e tutti i dati vengono inseriti in un foglio di lavoro. Il foglio tiene traccia della posizione della richiesta nel processo di approvazione insieme alle decisioni e ai commenti dei singoli responsabili dell'approvazione.
Form Workflow Plus supporta anche il routing di approvazione in più passaggi, quindi può essere utile per flussi di lavoro più complessi come il routing degli ordini.
Sebbene siano disponibili molti strumenti di email marketing, puoi creare campagne email sorprendentemente complete all'interno di Gmail utilizzando un componente aggiuntivo come Yet Another Mail Merge (gratuito).
Con questa app, inserisci gli indirizzi email di tutte le persone a cui desideri inviare email in un foglio di calcolo di Fogli. Quindi puoi scrivere il tuo messaggio in Gmail e aggiungere la personalizzazione utilizzando il codice integrato dell'app.
Quando sei pronto per l'invio, torna a Fogli e Yet Another Mail Merge consegnerà la tua email a tutti i tuoi elenchi. Puoi tenere traccia delle aperture di email, dei clic e delle risposte direttamente dal tuo foglio di lavoro.
La parte migliore di questo strumento è che puoi creare un numero illimitato di fogli di calcolo per diverse campagne. Inoltre, poiché utilizzi Fogli, è facile inserire le informazioni di contatto per creare la tua campagna di marketing da un CRM, Moduli Google o fogli di lavoro esistenti.
I fogli di calcolo possono essere sorprendentemente efficaci per definire le attività e le tappe del progetto. Inoltre, utilizzando un componente aggiuntivo come ProjectSheet, puoi automatizzare il monitoraggio dei progressi all'interno del tuo foglio di calcolo.
Questo pratico componente aggiuntivo gratuito calcola automaticamente il numero di attività per traguardo e tiene traccia se ciascuna attività è designata come completata, in corso o non avviata. Sulla base di ciò, mostrerà una percentuale di completamento per ogni fase del progetto.
Inoltre, ProjectSheet può aiutarti a identificare quando un progetto è in ritardo sulla pianificazione. Il componente aggiuntivo evidenzierà automaticamente una barra di avanzamento per ogni traguardo verde, giallo o rosso in base al fatto che le attività secondarie siano in corso, vicine o oltre le scadenze impostate.
La creazione di un'app per smartphone per la tua azienda è normalmente un processo lungo e costoso che richiede l'assunzione di sviluppatori software dedicati. Ma con l'automazione del flusso di lavoro, puoi creare un'app mobile di base direttamente da Fogli Google.
Per questo, passeremo al componente aggiuntivo AppSheet (a partire da $ 5 per utente al mese). Con questa app, aggiungi semplicemente i dati a un foglio di calcolo di Fogli. I dati possono essere qualsiasi cosa, dall'inventario del negozio per la creazione di un negozio online mobile o le informazioni di contatto dei dipendenti per la creazione di una directory interna.
Collega il tuo foglio di calcolo ad AppSheet, quindi modifica le proprietà delle colonne di dati secondo necessità. Puoi creare sottoinsiemi di dati e aggiungere espressioni personalizzate per attività come la gestione dell'inventario. Quando sei pronto, puoi scegliere tra una varietà di modelli di visualizzazione predefiniti per decidere come verranno visualizzati i tuoi dati nella tua nuova app.
La parte migliore di tutto questo è che si integra perfettamente con gli altri flussi di lavoro automatizzati di Google Workspace. Puoi configurare AppSheet per attivare email automatiche in base a trigger in-app o per aggiungere dati che gli utenti inseriscono in un altro foglio di calcolo di Fogli. Inoltre, AppSheet può inviare rapporti automatici che puoi facilmente importare in Fogli.
Sommario
L'automazione dei flussi di lavoro dei documenti all'interno di Google Google Workspace può far risparmiare tempo e denaro alla tua azienda, nonché sbloccare nuove potenti funzionalità. Sebbene sia possibile creare i tuoi flussi di lavoro automatizzati utilizzando Apps Script, troverai molti componenti aggiuntivi gratuiti ea pagamento che supportano l'automazione all'interno del web store di Google. Prova oggi stesso alcuni di questi componenti aggiuntivi in primo piano per vedere come l'automazione del flusso di lavoro può aiutare qualsiasi processo aziendale a funzionare in modo più fluido.
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